Fähigkeiten & Schlüsselwörter

Top Office Assistant-Fähigkeiten mit Beispielen

Liste der Office-Assistenten-Fähigkeiten für Lebensläufe, Anschreiben und Vorstellungsgespräche

InhaltsverzeichnisErweiternInhaltsverzeichnis Das Bild zeigt eine Frau an einem Computer mit einem Kalender hinter sich. Text lautet:

Maddy Price / Das Gleichgewicht

Büroassistentenstellen sind in allen Branchen zu finden und teilen eine Vielzahl von Fähigkeiten. Büroassistenten werden manchmal als Sekretärinnen oder Verwaltungsassistenten bezeichnet, aber sie unterstützen den Betrieb eines Büros.

Unabhängig davon, ob das Büro einer Anwaltskanzlei, einer Arztpraxis, einer Bildungseinrichtung oder einem Unternehmen gehört, die Anforderungen sind ähnlich: Jemand muss Aufzeichnungen führen, Zeitpläne pflegen und sich um die routinemäßige Kommunikation im Namen der Personen kümmern, die das Büro nutzen .

Einige Büroassistenten arbeiten remote. Virtuelle Assistenten arbeiten in der Regel von zu Hause aus und erledigen Aufgaben, die normalerweise ein Verwaltungsassistent oder eine Sekretärin erledigen würde.

Aufgaben des Büroassistenten

Während die Positionen der Büroassistenten im Allgemeinen einander ähnlich sind, ist der Job immer noch variabel – er variiert nur von Tag zu Tag und nicht von Büro zu Büro. Heute könnten Sie als Rezeptionist , morgen muss vielleicht der Drucker repariert werden, und am Tag darauf müssen Sie den gesamten Aktenschrank in die Cloud übertragen. Sie benötigen ein sehr breites Spektrum an Fähigkeiten, um erfolgreich zu sein.

Büroassistenten gehören zu den großen unbesungenen Helden der Geschäftswelt, denn wenn Sie Ihre Arbeit richtig machen, fällt es niemandem auf – das Büro läuft scheinbar von selbst. Aber manche Menschen genießen das schnelle und dennoch flexible Arbeiten, das Gefühl, mittendrin zu sein. Eine gute Sekretärin kann fast überall Arbeit finden, in jeder Art von Organisation.

Top Office Assistant-Fähigkeiten

Hier sind einige der Top-Fähigkeiten, auf die Arbeitgeber bei der Einstellung von Büropersonal achten.

Verbale Kommunikationsfähigkeiten

Kommunikation ist ein kritischer weiche Fähigkeit für eine Büroassistentin. Sie müssen mit Ihrem Vorgesetzten, anderen Büromitarbeitern, den Fachleuten, denen Sie helfen, und möglicherweise Kunden oder Personen in anderen Büros derselben Organisation interagieren. Sie alle arbeiten als Team und Sie sind der wichtigste Kommunikationsknotenpunkt.

Sie müssen fröhlich, hilfsbereit, gut informiert, artikuliert und a guter Zuhörer jeden Tag.

  • Telefone beantworten
  • Kundenbeziehungen
  • Kommunikation
  • Telefonanrufe weiterleiten
  • Nachrichtenaufnahme
  • Routing von Telefonanrufen
  • Telefonzentrale
  • Telefon
  • Verbale Kommunikation

Schriftliche Kommunikationsfähigkeiten

Die meisten Büroassistenten schreiben viel. Sie können Memos schreiben, Formulare ausfüllen oder Briefe oder E-Mails entwerfen. Einige erstellen Inhalte für die Unternehmenswebsite oder bearbeiten Texte für andere. Klare, professionelle schriftliche Kommunikation ist ein Muss.

  • Korrespondenz
  • Email
  • Post
  • Mailings
  • Tippen
  • Textverarbeitung
  • Schriftliche Kommunikation

Freundlichkeit

Ein Büroassistent ist möglicherweise die erste Person, die ein Kunde beim Betreten des Büros sieht. Wenn der Hauptnutzer des Büros gerade nicht da ist, ist der Büroassistent möglicherweise die einzige Person, mit der der Besucher interagiert. Sie müssen bereit sein, jeden Besucher mit einem Lächeln und einem freundlichen Wort zu begrüßen und ihnen mit allem zu helfen, was sie brauchen, soweit Sie können. So gut zwischenmenschliche Fähigkeiten sind eine Notwendigkeit.

  • Kundendienst
  • Besucher lenken
  • Flexibel
  • Freundlich
  • Gäste begrüßen
  • Zwischenmenschlich
  • Positive Einstellung
  • Zuverlässigkeit
  • Willkommene Besucher

Technologie-Fähigkeiten

Früher haben Sekretärinnen viel getippt. Die Zeiten haben sich geändert und die Technologie auch, aber Büroassistenten können immer noch damit rechnen, viel Zeit vor einer Tastatur zu verbringen. Anstelle einer Schreibmaschine müssen Sie sich mit einer Vielzahl von Softwareanwendungen auskennen. Zu wissen, wie man leichten technischen Support leistet und wie man einen widerspenstigen Drucker repariert, schadet auch nicht.

  • Computer
  • Google Dokumente
  • Google Drive
  • Google Formulare
  • Google Tabellen
  • Google-Folien
  • Gmail
  • Internet
  • Microsoft Excel
  • Microsoft Office
  • Microsoft Word
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Powerpoint
  • QuickBooks
  • Locker
  • Technologie
  • Videokonferenzen
  • Zoomen

Organisation

Büroassistenten müssen extrem sein organisiert ihre vielen Aufgaben effektiv zu jonglieren. Sie müssen auch anderen helfen, organisiert zu bleiben, von der Pflege von Kalendern bis hin zur Ordnung im Büro.

  • Administrative Unterstützung
  • Termine
  • Abrechnung
  • Kalender
  • Angestellter
  • Dateneingabe
  • Post zustellen
  • Elektronische Ablage
  • Spesenabrechnungen
  • Einreichung
  • Rezeptionsbetrieb
  • Umgang mit Geld
  • Büroverpflichtungen
  • Büroausstattung
  • Bestand an Bürobedarf
  • Bürobedarf
  • Büro-Unterstützung
  • Organisation
  • Papierkram
  • Versand

Problemlösende Fähigkeiten

Probleme lösen , oder Fähigkeiten zum kritischen Denken, sind für jeden Büroassistenten wichtig, da Sie oft die Person sind, an die sich andere mit Fragen oder Problemen wenden.

  • Bürotätigkeiten koordinieren
  • Treffen
  • Problemlösende Fähigkeiten
  • Antworten Sie auf Anfragen
  • Planung
  • Screening und Weiterleiten von Anrufen
  • Tabellenkalkulationen
  • Zusammenarbeit
  • Zeiteinteilung
  • Reisevorbereitungen

Beispiele für Lebenslauf und Anschreiben

Sehen Sie sich Beispiele für Lebensläufe und Anschreiben an und erhalten Sie Vorlagen zum Herunterladen für eine Vielzahl von Büropositionen:

So zeigen Sie Ihre Fähigkeiten

  • Die Namen dieser Fähigkeiten fungieren als Schlüsselwörter, verwenden Sie also so viele wie möglich, wenn Sie Ihren Lebenslauf schreiben.
  • Diese können Sie gleich verwenden Schlüsselwörter in Ihrem Anschreiben . Konzentrieren Sie sich speziell auf diejenigen, die Ihrem zukünftigen Arbeitgeber am wichtigsten sind.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens ein Beispiel für eine Zeit haben, in der Sie Fähigkeiten aus jeder Kategorie unter Beweis gestellt haben, die Sie mit den Interviewern teilen können.