Projektmanagement

Projektmanagement-Alternativen zu Gantt-Diagrammen

5 Möglichkeiten, Ihr Projekt zu verfolgen, ohne Gantt-Diagramme zu verwenden

Projektmanager legen den Ablauf eines Projekts fest, indem sie Informationsseiten auf dem Boden eines Büros auslegen.

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Henrik Sorensen / Riser / Getty Images



Projektmanager verwenden Gantt-Diagramme als äußerst nützliches Werkzeug, um all die kleinen Schritte zu verfolgen und zu koordinieren, die zu einem großen Projekt gehören. Gantt-Diagramme können schnell überwältigend und unübersichtlich werden. Sie können sich als besonders verwirrend für Menschen erweisen, die nicht wissen, wie man sie liest. Versuchen Sie, ein Gantt-Diagramm zu verwenden, um einem Kunden oder einem Kollegen in einer anderen Abteilung Ihren Fortschritt zu erklären, und Sie stehen möglicherweise vor einer ziemlichen Herausforderung.

Dies ist nicht die einzige Herausforderung, die Gantt-Diagramme darstellen. Die Daten in einem Gantt-Diagramm erfordert in der Regel spezielle Software zum Anzeigen, Bearbeiten und Drucken, was fast immer eine Herausforderung darstellt. Außerdem möchten Sie sich manchmal nur auf einen kleinen Teil eines Projekts konzentrieren, ohne von all den zusätzlichen Informationen für das gesamte Projekt überwältigt zu werden.

Gantt-Diagramme sind zwar eine großartige Lösung für das Projektmanagement, aber nicht die einzige. Wenn Sie sich eine kleinere Stichprobe der Informationen ansehen oder eine vereinfachte Version – oder einen Teil der Informationen – in einer Situation präsentieren müssen, in der ein Gantt-Diagramm nicht praktikabel wäre, kann eine alternative Methode das Richtige sein.

Aufgabenlisten

Jeder in der Geschäftswelt sollte mit einer grundlegenden To-do-Liste vertraut und vertraut sein. In der Tat ist organisiert zu sein eine der Top-Fähigkeiten für einen Projektmanager .

Eine Aufgabenliste bringt die To-Do-Liste auf die nächste Ebene. Mit einer Aufgabenliste können Sie zusätzliche Spalten hinzufügen, um anzuzeigen, wer die einzelnen Aufgaben erledigen wird, den Status der Aufgabe, das Start- und Enddatum und die Wahrscheinlichkeit, dass die Aufgabe rechtzeitig abgeschlossen wird. Sie können sogar Kontrollkästchen hinzufügen, die Ihre Teammitglieder überprüfen können, wenn Elemente abgeschlossen sind.

Tabellenkalkulationen

Ein vereinfachtes Diagramm in einer Tabellenkalkulation ist eine weitere Alternative. Sie können weiterhin Aufgaben auf der linken Seite auflisten, und Sie können weiterhin Balken schattieren, um Ihren Fortschritt und das geschätzte Start- und Enddatum für die Aufgaben anzuzeigen.

Tabellenkalkulationen können jedoch zeitaufwändig zu erstellen und zeitintensiv zu aktualisieren sein, sodass Sie sie nicht als Ihre vollständige Projektmanagementlösung verwenden möchten. Für einen einfachen einmaligen Bericht für einen Kunden oder Manager kann jedoch eine vereinfachte Tabelle das Projekt visuell so darstellen, dass es so ist
leicht zu erklären und zu verstehen. Es ist auch eine gute Option, um den Projektfortschritt zu verfolgen.

Flussdiagramme

Flussdiagramme oder Netzwerkdiagramme zeigen die Projektaufgaben in der Reihenfolge, in der sie erledigt werden müssen. Flussdiagramme können so einfach oder komplex sein, wie Sie möchten. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise Informationen wie das Start- und Enddatum jedes Schritts, die Aufgabenidentifikationsnummer oder andere auflisten
der Standort. Denken Sie daran, dass das Hinzufügen zu vieler Informationen diese Diagramme schwer lesbar machen kann.

Während viele Menschen Flussdiagramme einfacher zu lesen und zu verstehen finden als Gantt-Diagramme, kann ihre Erstellung mühsam sein. Außerdem sind sie für große und komplexe Probleme oft ungeeignet. Flussdiagramme eignen sich am besten für die Präsentation einfacher Projekte mit Aufgaben, die sich natürlich von einem zum anderen entwickeln
das nächste, sollte aber nicht als langfristiges Werkzeug oder für übermäßig komplexe Projekte verwendet werden.

Kanban-Boards

Hat Ihr Projekt eine große Anzahl von Schritten, die nicht unbedingt nacheinander ausgeführt werden müssen? Haben Sie mehrere Personen, die an demselben Projekt arbeiten, oder werden die Aufgaben häufig aktualisiert? Wenn ja, Kanban kann die ideale Lösung für Sie bieten.

Bei einem Kanban-Board wird jede Projektaufgabe auf einen Zettel geschrieben und in die entsprechende Spalte wie „to do“, „in Bearbeitung“ oder „erledigt“ platziert. Wenn jede Aufgabe abgeschlossen ist, wird die entsprechende Haftnotiz über das Brett bewegt, bis alle Notizen in der Spalte „erledigt“ sind.

Dieses Organisationssystem ist sehr einfach zu verstehen und schnell zu ändern, aber es ist nicht sehr portabel, und Sie müssen darauf achten, dass keine der Notizen herunterfällt und verloren geht.

Statusberichte

Gantt-Diagramme sind ausgezeichnete Werkzeuge, um Ihre Projekte zu verfolgen, nicht unbedingt, um sie zu kommunizieren. Wenn Sie Ihren Fortschritt nur einem Kunden, Ihrem Projektsponsor oder anderen Teammitgliedern mitteilen müssen, a Statusbericht kann Ihre beste Option sein. Außerdem erstellen viele Projektmanagement-Softwareprogramme vereinfachte, leicht verständliche Statusberichte mit nur wenigen Mausklicks, wodurch Sie wertvolle Zeit und Energie sparen.

Gantt-Diagramme sind sehr praktisch, um alle Aufgaben zu verfolgen, die in ein großes Projekt einfließen, aber sie sind nicht immer das Beste, um diese Informationen mit anderen zu kommunizieren, insbesondere mit denen, die nicht daran gewöhnt sind, sie zu lesen.

Sie haben mehrere andere Alternativen. Probieren Sie selbst eine dieser fünf Gantt-Diagramm-Alternativen aus. Sie werden angenehm überrascht sein, wie viel Zeit Sie sparen können.