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Wichtige Zeitmanagementfähigkeiten für den Erfolg am Arbeitsplatz

Mann, der mit Kalender arbeitet

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PM Images / Die Bildbank / Getty Images



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Was sind Zeitmanagementfähigkeiten und warum sind sie am Arbeitsplatz wichtig? Mitarbeiter, die ihre Zeit gut einteilen, sind produktiver, effizienter und halten Termine eher ein. Sie konzentrieren sich auf die wichtigsten und zeitkritischsten Aufgaben und begrenzen die Zeit, die mit nicht wesentlichen Aufgaben verschwendet wird.

Zeitmanagementfähigkeiten, wie andere Soft Skills , wie zum Beispiel organisatorische Fähigkeiten , sind sehr gefragt. Arbeitgeber werden Ihre Fähigkeit, Ihre Zeit zu verwalten, und die Effektivität Ihres Teams beim Erreichen der Abteilungsziele bewerten.

Erfahren Sie mehr über Zeitmanagementfähigkeiten, verstehen Sie, warum sie am Arbeitsplatz wertvoll sind, sehen Sie sich die verschiedenen Arten von Zeitmanagementfähigkeiten an und sehen Sie sich Beispiele an, wie sie am Arbeitsplatz eingesetzt werden.

Was sind Zeitmanagementfähigkeiten?

Zeitmanagement beinhaltet sowohl das Verwalten Ihrer eigenen Zeit als auch die Zeit der anderen. Zeiteinteilung heißt effizient arbeiten, und Arbeitgeber aller Branchen suchen Mitarbeiter, die die ihnen zur Verfügung stehende Zeit am Arbeitsplatz optimal nutzen können. Zeitersparnis spart dem Unternehmen Geld und steigert den Umsatz.

Effektives Zeitmanagement erfordert, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitsbelastung analysieren, Prioritäten zuweisen und sich auf produktive Unternehmungen konzentrieren.

Mitarbeiter, die ausgezeichnete Zeitmanager sind, können Ablenkungen eliminieren und die Unterstützung von Kollegen in Anspruch nehmen, um ihre Ziele zu erreichen.

Arten von Zeitmanagementfähigkeiten

Zeitorganisationsfähigkeiten

Die Balance

Priorisierung

Es könnte unmöglich sein, jede einzelne Minute zu erledigen, die von Ihnen erwartet wird. Vielleicht möchten Sie auch alles auf einmal erledigen. Aber Sie müssen Prioritäten setzen, damit Sie die wichtigsten Aufgaben in einer sinnvollen Reihenfolge erledigen können. Berücksichtigen Sie bei der Zuweisung von Prioritäten solche Faktoren wie wann jede Aufgabe erledigt werden muss, wie lange es dauern könnte, wie wichtig sie für andere in der Organisation sein könnte, was passieren könnte, wenn eine Aufgabe nicht erledigt wird und ob eine Aufgabe unterbrochen werden könnte durch Engpässe im Prozess.

  • Zuweisung
  • Erwartungen managen
  • Abfallvermeidung
  • Priorisierung von Anfragen und Forderungen
  • High-Value-Aktivitäten (HVAs)
  • Leistungsbeurteilungen
  • Ziele setzen

Planung

Die Planung ist wichtig, da einige Aufgaben zu bestimmten Zeiten erledigt werden müssen. Die Planung wirkt sich auf Ihren Tag, Ihre Woche, Ihren Monat sowie auf den Arbeitsablauf anderer Personen aus. Die meisten haben bestimmte Tageszeiten, zu denen sie aufgrund des Energieniveaus und der Anforderungen des Tages mehr oder weniger produktiv sind. Zeitpläne können auch eine gute Möglichkeit sein, Aufschub zu vermeiden.

  • Planungssoftware
  • Intentionalität
  • Pünktlichkeit
  • Umfassendere Ziele in Meilensteine ​​aufzuteilen
  • Meilensteine ​​in Projekte aufteilen

Aufgabenmanagement

To-Do-Listen (richtig priorisiert und in Ihren Zeitplan integriert) sind eine großartige Möglichkeit, um zu vermeiden, dass Sie etwas Wichtiges vergessen. Sie sind auch eine großartige Möglichkeit, um zu vermeiden, den ganzen Tag über alles nachzudenken, was Sie tun müssen. Sich an Aufgaben zu erinnern, kostet Energie und es kann anstrengend und überwältigend sein, an alles zu denken, was man die ganze Woche zu tun hat. Teilen Sie alle notwendigen Aufgaben für jeden Tag in einer Liste auf, und Sie müssen sich nicht um alles auf einmal kümmern. Nehmen Sie Ihre Aufgaben einfach einen Tag nach dem anderen an.

  • Proaktiv
  • Chargenbildung
  • Tägliche, wöchentliche und monatliche Aufgabenlisten erstellen
  • Multitasking
  • Gründlichkeit
  • Organisation
  • E-Mail-Verwaltung

Workload-Management

Das Tempo Ihrer Arbeit ist ein wichtiges Zeitmanagementkonzept, auch wenn es seltsam erscheinen mag, eine Fertigkeit zu nennen. Obwohl lange Arbeitszeiten oder das Überspringen von Pausen die Produktivität manchmal kurzfristig verbessern können, sorgt Ihre spätere Erschöpfung dafür, dass Ihre Gesamtproduktivität tatsächlich sinkt. Abgesehen von seltenen Notfällen ist es wichtig, der Versuchung zu widerstehen, sich zu überarbeiten. Bauen Sie notwendige Pausen und eine sinnvolle Pausenzeit in Ihren Zeitplan ein.

Das Kennen und Durchsetzen einer optimalen Arbeitsbelastung für sich selbst stellt eine konsistente Leistung sicher und vermeidet Burnout. Arbeitgeber wollen sich langfristig auf Sie verlassen können.

  • Prozessmanagement
  • Durchsetzungsvermögen
  • Abfall eliminieren
  • Pausen machen

Delegation

Je nachdem, welche Art von Arbeit Sie ausüben, können Sie dies möglicherweise tun einige Aufgaben delegieren . Zu wissen, was und wann zu delegieren ist, ist eine wichtige Fähigkeit. Manche Menschen widersetzen sich dem Delegieren, entweder weil sie die Kontrolle behalten wollen oder weil sie Geld sparen wollen, indem sie keine Assistenten einstellen. Beide Ansätze beeinträchtigen letztendlich die Produktivität und erhöhen die Kosten.

Denken Sie jedoch daran, dass Sie möglicherweise versuchen, zu viel zu tun, wenn Sie fleißig Zeitmanagement betreiben und immer noch nicht alles erledigen können. Es ist besser, bei wenigen Aufgaben erfolgreich zu sein, als bei vielen zu versuchen und zu scheitern.

  • Expertenhilfe suchen
  • Sitzungen moderieren
  • Präsentation
  • Zusammenarbeit
  • Führung
  • Zusammenarbeit
  • Motivation

Mehr Zeitmanagement-Fähigkeiten

Hier finden Sie mehr Zeitmanagement für Lebensläufe, Anschreiben, Bewerbungen und Vorstellungsgespräche. Die erforderlichen Fähigkeiten variieren je nach Job, für den Sie sich bewerben. Sehen Sie sich daher auch unsere Liste der Fähigkeiten an, die nach Job aufgelistet sind und Art der Fertigkeit .

  • Wirtschaftsprüfung
  • Selbstversorgung
  • Offenheit
  • Produktivitätssoftware
  • Kommunikation
  • Anpassungsfähigkeit
  • Hohe Stresstoleranz
  • Zuverlässigkeit
  • Liebe zum Detail
  • Deduktives Denken
  • Induktives Denken
  • Kritisches Denken
  • Auswerten
  • Laufende Verbesserung
  • Risikomanagement
  • Fehlerbehebung
  • Qualitätskontrolle
  • Projektmanagement
  • Konfliktverwaltung
  • Unterscheidungsvermögen
  • Einhaltung
  • Artikulieren
  • Brainstorming
  • Effizienz
  • Sorgfalt
  • Problemsensitivität

Beispiele für Zeitmanagement am Arbeitsplatz

Diese Liste enthält Beispiele für effektives Zeitmanagement bei der Arbeit.

A-E

  • Anpassung von Plänen an sich ändernde Umstände.
  • Zeit für bestimmte Aufgaben einplanen.
  • Analysieren von Prozessen und Auswählen des einfachsten Wegs zum Erfüllen einer Aufgabe.
  • Bitten Sie um Hilfe, wenn Sie von Forderungen überwältigt werden.
  • Durchsetzungsvermögen, um zu unangemessenen Forderungen, die von zentralen Aufgaben ablenken, nein zu sagen.
  • Komplexere Aufgaben angehen, wenn Sie die höchste Energie und höchste Konzentration haben.
  • Auditieren, wie die Zeit verbracht wird.
  • Vermeiden Sie übermäßigen Smalltalk mit Kollegen.
  • Vermeidung von Aufschub; handeln statt sich Sorgen zu machen.
  • Breitere Ziele in kleinere Teile aufteilen und sich auf einen Schritt nach dem anderen konzentrieren.
  • Aufteilen von Projekten in überschaubare Teile.
  • Tägliche, wöchentliche und monatliche Aufgabenlisten erstellen.
  • Erstellen von Zeitplänen.
  • Delegieren von Routineaufgaben an Mitarbeiter auf niedrigerer Ebene.
  • Gut essen, um Energie zu erhalten.
  • Eliminierung von Zeitfressern.
  • Ausübung und Teilnahme an anderen stressreduzierenden Aktivitäten in der Freizeit, um die Energie bei der Arbeit zu maximieren.

F-Z

  • Erleichterung effizienter Meetings; Einhaltung von Zeitrahmen für Besprechungen.
  • Gruppieren ähnlicher Aufgaben, um die Übergangszeit zu begrenzen.
  • Aufrechterhaltung eines organisierten Arbeitsbereichs.
  • Multitasking ; reibungslos von einer Aufgabe zur anderen wechseln.
  • Offenheit für effizientere Vorgehensweisen.
  • Organisieren digitale Dateien zum einfachen Abrufen.
  • Planen Sie Ihren Tag am Vorabend oder gleich am Morgen.
  • Priorisierung von Anfragen und Forderungen.
  • Priorisieren Sie eine Liste von Projekten und konzentrieren Sie sich auf höherwertige Aufgaben mit kürzeren Fristen.
  • Pünktlichkeit.
  • Legen Sie Mobiltelefone beiseite, um die Ablenkung durch persönliche Nachrichten zu vermeiden, es sei denn, dies ist für die Arbeit erforderlich.
  • Überprüfung der Leistung und Beseitigung von Abweichungen von Prioritäten.
  • Tägliche, wöchentliche und monatliche Ziele setzen.
  • Realistische Qualitätsmaßstäbe setzen und Perfektionismus vermeiden.
  • Festlegen bestimmter Zeiten für die Beantwortung von E-Mails.
  • Machen Sie kurze Pausen, um Energie zu tanken.
  • Berühren Sie jedes Blatt Papier oder lesen Sie jede E-Mail nur einmal, wann immer dies möglich ist.

Wie Sie Ihre Fähigkeiten hervorheben

Fügen Sie Ihrem Lebenslauf relevante Fähigkeiten hinzu: Für Assistenten der Geschäftsleitung und Manager sind die oben aufgeführten Zeitmanagementfähigkeiten wichtig in deinen Lebenslauf aufnehmen .

Heben Sie Fähigkeiten in Ihrem Anschreiben hervor: Während Sie die Stellenbeschreibung sorgfältig lesen, vermerken Sie in Ihrem Schreiben ähnliche Projekte wo Zeitmanagement entscheidend war.

Verwenden Sie Skill-Wörter in Ihrem Vorstellungsgespräch: Überprüfen Sie diese Fragen zum Zeitmanagement im Vorstellungsgespräch vor Ihren Vorstellungsgesprächen, damit Sie darauf vorbereitet sind, mit konkreten Beispielen zu antworten, wie Sie Ihr Arbeitspensum effektiv bewältigen.

Artikelquellen

  1. O * NET OnLine. ' Fähigkeiten — Zeitmanagement .' Abgerufen am 16. Dezember 2021.