Fähigkeiten & Schlüsselwörter

Wichtige Job Skills für Office Manager

Büroleiter am Arbeitsplatz

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Thomas Barwick / Stein / Getty Images Plus

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Oft verwechselt mit einer Sekretärin bzw Administrative Assistent , sind Office Manager in vielen Unternehmen auf hohem Niveau mit einem der herausforderndsten Jobs im Unternehmen tätig. Büroleiter führen in der Regel andere Abteilungsleiter und arbeiten eng mit ihnen zusammen, um ein gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen.

Diejenigen, die einen Büroleiter einstellen möchten, werden wählerisch sein. Wenn Sie diese Art von Arbeit wünschen, können Sie Ihre Chancen auf eine Anstellung verbessern, indem Sie wissen, welche Ihrer Fähigkeiten und Erfahrungen Sie während des Jobs hervorheben möchten Bewerbungs- und Vorstellungsablauf .

Welche Fähigkeiten braucht man als Office Manager?

Office Manager übernehmen die Verantwortung dafür, dass das gesamte Büro oder der Bürokomplex reibungslos läuft. Dies könnte Aufgaben wie die Führung und Überwachung einer oder mehrerer Verwaltungsassistenten umfassen.

Büroleiter benötigen normalerweise keine spezielle Ausbildung, aber sie benötigen viel einschlägige Erfahrung und gut entwickelte Fähigkeiten sowohl in Verwaltungs- als auch in Führungsrollen.

Nicht alle Office-Manager-Positionen erfordern genau das Gleiche Fähigkeiten . Viel hängt davon ab, wie viele Büroassistenten Sie beaufsichtigen müssen, wie viele Personen das von Ihnen verwaltete Büro nutzen und welche Arten von Software und anderen Systemen Ihr Arbeitgeber verwendet.

Arten von Office Manager-Fähigkeiten

Verwaltung

Als Büroleiter sind Sie für das Ausfüllen verantwortlich mehrere Verwaltungsaufgaben . Dazu gehören die Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern, die Durchführung von Leistungsbewertungen, die Schulung neuer Mitarbeiter und die Beaufsichtigung anderer.

Die Genehmigung formeller Anforderungen, die Durchführung allgemeiner Geschäftsvorgänge und die Führung von Unterlagen und Personalakten können ebenfalls in Ihre Zuständigkeit fallen.

Analytisch

Ein Teil Ihrer Aufgabe wird es sein, Wege zu finden, Ihre Arbeit besser zu machen. Wenn Sie Ineffizienzen in Ihrem Bürobetrieb erkennen und Lösungen anbieten können, können Sie Ihrem Arbeitgeber möglicherweise viel Geld und Ihren Kollegen viel Ärger ersparen.

Eine gute Büroleiterin wird sich bei allen Prozessen, Praktiken und Verfahren ständig fragen: Ist das sinnvoll? Ist das das Beste, was wir tun können? Es wird empfohlen, a Liste der analytischen Fähigkeiten in deinem Lebenslauf.

  • Kreativität
  • Optimierung
  • Probleme lösen
  • Kritisches Denken
  • Prozessmanagement
  • Deduktives Denken
  • Induktives Denken

Liebe zum Detail

Als Büroleiter bleibt das Geld bei Ihnen. Sie sind dafür verantwortlich, das richtige Büromaterial rechtzeitig zu bestellen, Aufzeichnungen genau und organisiert zu führen und die Bedürfnisse und Probleme aller anderen im Büro im Auge zu behalten.

Wenn Sie Ihre Arbeit gut machen, scheint das Büro von selbst zu laufen. Wenn Sie einige Details falsch machen, können andere Personen ihre Arbeit möglicherweise nicht vollständig erledigen.

  • Aufzeichnungen
  • Detail orientiert
  • Intuition
  • Proaktivität
  • Genauigkeit
  • Identifizieren von systemischen Problemen

Kommunikation

Wie Büroassistenten sind Sie oft eine der ersten Personen, die Besucher sehen, und Sie können manchmal die einzige sein, die sie sehen, wenn einer der in Ihrem Büro arbeitenden Fachleute zufällig abwesend ist. Sie müssen als effektive Rezeptionistin fungieren und gleichzeitig Ihre anderen Aufgaben erfüllen.

Sie können auch der Hauptansprechpartner zwischen verschiedenen Personen sein, die das Büro nutzen, und möglicherweise zwischen Ihrem Büro und anderen innerhalb derselben Organisation.

Möglicherweise müssen Sie üben Konfliktlösung und delegieren arbeiten. All dies führt zu einer Menge Kommunikation, sowohl schriftlich als auch mündlich, die jederzeit genau, effizient, freundlich und professionell sein muss.

  • Schriftliche Kommunikation
  • Verbale Kommunikation
  • Rezeption
  • Telefon-Etikette
  • Zugänglich
  • Aktives Zuhören

Computer

Es ist wichtig, dass Büroleiter eine große Auswahl an haben Computerfähigkeiten . Die Einzelheiten hängen von Ihrem Arbeitgeber ab, umfassen jedoch normalerweise Dateneingabe, Tabellenkalkulationen und allgemeine IT-Aufgaben.

Die Verwaltung von Büros kann eine enorme Verantwortung mit sich bringen. Büroleiter arbeiten im Allgemeinen an der Spitze einer Organisation, mit ihren Händen in jedem Aspekt des Unternehmens. Wenn Sie diese zentrale Rolle anspricht, überprüfen Sie weiterhin die Fähigkeitenliste, um zu sehen, ob dies eine Karriere für Sie sein könnte.

  • Microsoft Office-Suite
  • Betriebssysteme
  • Dateneingabe
  • Digitale Kalender
  • E-Mail-Verwaltung
  • KPI-Software
  • Software-Fehlerbehebung
  • Datenaustausch

Finanzen

Ihre Aufgaben können Buchhaltung, Rechnungsstellung, Budgetierung und Buchhaltung umfassen. Möglicherweise müssen Sie auch die Gehaltsabrechnung, die Portokasse und QuickBooks Einträge. Auch Quartals- und Halbjahresberichte können in Ihren Aufgabenbereich fallen. Zumindest, wenn Ihr Büro überhaupt mit Geld umgeht, sind Sie letztendlich dafür verantwortlich, dass es gut gehandhabt wird.

  • Buchhaltung
  • Budgetierung
  • Buchhaltungssoftware
  • Jahresabschluss
  • Rechnungen
  • Einhaltung
  • Integrität

Führung

Als Vorgesetzter einer möglicherweise großen Gruppe von Büroassistenten müssen Sie dafür sorgen, dass alle motiviert und koordiniert bleiben. Du musst machen Zusammenarbeit passieren.

Ihre Aufgabe wird es sein, einen Standard für die Arbeit aller anderen zu setzen und sicherzustellen, dass diese Standards eingehalten werden.

Führen bedeutet oft, anderen Menschen zu helfen, in ihrer Karriere zu wachsen, und Menschen dabei zu helfen, sich selbstständig zu machen und gut miteinander zu kommunizieren.

  • Koordinierung
  • Erwartungen setzen und managen
  • Zusammenarbeit
  • Zusammenarbeit
  • Motivation
  • Orientierungshilfe
  • Verwaltung
  • Zwischenmenschliche Fähigkeiten

Mehr Office-Manager-Fähigkeiten

  • Wirtschaftsprüfung
  • Benchmarking
  • Integration
  • Abrechnung
  • Desktop-Publishing
  • Transkription
  • Formalität
  • Lager
  • Prozess des Verpackens und Versendens von Rechtsdokumenten
  • Notizen
  • Erinnerung
  • Problemsensitivität
  • Zeiteinteilung
  • Priorisierung
  • Stresstoleranz
  • Fehlerbehebung
  • Social-Media-Management
  • Korrekturlesen
  • Überarbeiten
  • Abfassung
  • Richtige Verwendung von Suchmaschinen
  • Berichterstattung
  • Entwicklung und Pflege von Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
  • Fristen
  • Mehrsprachig
  • Professionalität
  • Kundendienst
  • Widerstandsfähigkeit

Wie Sie Ihre Fähigkeiten hervorheben

Fügen Sie Ihrem Lebenslauf relevante Fähigkeiten hinzu: Verwenden Sie die Namen Ihrer relevanten Fähigkeiten als Schlüsselwörter in Ihrem fortsetzen , damit der einstellende Vorgesetzte klar erkennen kann, dass Sie das haben, wonach er sucht.

Heben Sie Fähigkeiten in Ihrem Anschreiben hervor: Stellen Sie sicher, dass Ihr Schreiben Ihre Kernkompetenzen anhand einiger der oben aufgeführten Fähigkeiten identifiziert.

Verwenden Sie Skill-Wörter in Ihrem Vorstellungsgespräch: Wenn Sie sich auf Ihr Vorstellungsgespräch vorbereiten, überlegen Sie sich mindestens ein konkretes Beispiel für eine Zeit, in der Sie Ihre relevantesten Fähigkeiten einsetzen.