Fähigkeiten & Schlüsselwörter

Wichtige administrative Fähigkeiten, die Arbeitgeber schätzen

Verwaltungsassistent am Telefon

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Stellenbewerber mit stark administrative Fähigkeiten sind in nahezu allen Branchen sehr gefragt.

Menschen mit diesen Fähigkeiten tragen dazu bei, einen reibungslosen Bürobetrieb aufrechtzuerhalten und gleichzeitig die Bemühungen ihrer Vorgesetzten und Stakeholder gleichermaßen zu unterstützen. Ohne sie kann ein Unternehmen schnell chaotisch werden, die Produktivität beeinträchtigen und zu unzufriedenen Mitarbeitern führen. Personen in Verwaltungspositionen müssen in der Lage sein, viele bewegliche Teile und herausfordernde Situationen gleichzeitig zu bewältigen.

Wenn Sie sich für Gehaltserhöhungen und Beförderungen öffnen möchten, ist es ratsam, außergewöhnliche Verwaltungsfähigkeiten zu entwickeln.

Was sind Verwaltungsfähigkeiten?

Verwaltungsfähigkeiten beziehen sich auf die Führung eines Unternehmens oder die Organisation eines Büros und werden für eine Vielzahl von Jobs benötigt, von Büroassistenten über Sekretärinnen bis hin zu Büroleitern.

Mitarbeiter in fast allen Branchen und Unternehmen benötigen starke administrative Fähigkeiten. Diese Fähigkeiten sind hoch übertragbar , was bedeutet, dass dieselben Fähigkeiten, die in einem auf Immobilien spezialisierten Unternehmen verwendet werden, auch in einem Technologieunternehmen relevant und erforderlich sind.

Menschen mit Verwaltungskenntnissen bieten die Unterstützung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Kernaufgabe erfolgreich zu erfüllen, sei es die Betreuung von Kunden oder der Verkauf von Widgets. Technische Fähigkeiten, wie die Fähigkeit, Programme wie Microsoft Office zu bedienen, sind in administrativen Jobs wichtig. Aber das sind sie auch Soft Skills , wie Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten.

Arten von Verwaltungsfähigkeiten

Wichtige Verwaltungsfähigkeiten

Die Balance

Werfen Sie einen Blick auf die folgende Liste der wichtigen administrativen Fähigkeiten, die die meisten Arbeitgeber bei Kandidaten suchen. Es enthält auch Unterlisten verwandter administrativer Fähigkeiten.

Entwickeln Sie diese Fähigkeiten und betonen Sie sie in Bewerbungen, Lebensläufen, Anschreiben und Vorstellungsgesprächen. Wenn Sie zeigen, dass Sie über die spezifischen Fähigkeiten verfügen, nach denen das Unternehmen sucht, können Sie eingestellt und befördert werden.

Kommunikation

Verbale Kommunikation

Kommunikation ist eine kritische administrative weiche Fähigkeit . Verwaltungsangestellte müssen häufig mit Arbeitgebern, Mitarbeitern und Kunden interagieren, entweder persönlich oder am Telefon. Es ist wichtig, dass sie klar und laut sprechen und einen positiven Ton beibehalten.

Hören

Ein guter Kommunikator zu sein bedeutet auch, ein guter zu sein Hörer . Sie müssen den Fragen und Bedenken von Vorgesetzten, anderen Mitarbeitern und Kunden genau zuhören.

Schriftliche Kommunikation

Schriftliche Kommunikationsfähigkeiten sind ebenfalls äußerst wichtig. Die meisten Verwaltungspositionen sind mit viel Schreiben verbunden. Verwaltungsmitarbeiter werden oft gebeten, eine Vielzahl von Dokumenten zu schreiben, darunter Memos für ihre Arbeitgeber, Kopien für die Unternehmenswebsite oder E-Mail-Nachrichten für Mitarbeiter oder Kunden. Sie müssen es können Schreiben Sie klar, genau und professionell .

Weitere Kommunikationsaufgaben und -fähigkeiten sind:

  • Telefone beantworten
  • Geschäftskorrespondenz
  • Kunden anrufen
  • Kundenbeziehungen
  • Kommunikation
  • Korrespondenz
  • Kundendienst
  • Kunden leiten
  • Bearbeitung
  • Email
  • Einreichung
  • Kunden begrüßen
  • Mitarbeiter grüßen
  • Besucher begrüßen
  • Zwischenmenschlich
  • Hören
  • Verbale Kommunikation
  • Präsentation
  • Öffentlichkeitsarbeit
  • Öffentliches Sprechen
  • Rezeptionist
  • Stenographie
  • Zusammenarbeit
  • Schreiben
  • Schriftliche Kommunikation

Technologie

Verwaltungsmitarbeiter müssen eine Vielzahl technologischer Tools bedienen, die von der Microsoft Office Suite über WordPress bis hin zu Online-Terminplanungsprogrammen reichen. Sie müssen auch Bürogeräte wie Faxgeräte, Scanner und Drucker verwenden und häufig warten.

Hier ist eine Liste anderer technischer Kenntnisse oder Fähigkeiten, die für Verwaltungsmitarbeiter erforderlich sind:

  • Computer
  • Desktop-Publishing
  • Dokumenten-Management
  • Faxen
  • Internet
  • Verwaltung von Bürounterlagen
  • Microsoft Office
  • Büroausstattung
  • Bestellung von Büromaterial
  • Auftragsbearbeitung
  • Ausblick
  • QuickBooks
  • Aufzeichnungen
  • Forschung
  • Ausführen von Büromaschinen
  • Software
  • Tabellenkalkulationen
  • Zeit & Abrechnung
  • Transkription
  • Tippen
  • Eingabe aus dem Diktat
  • Videokonferenz-Vorbereitung
  • Voicemail
  • Textverarbeitung

Organisation

Verwaltungsjobs aller Art erfordern starke organisatorisch Fähigkeiten, viele Aufgaben zu jonglieren. Verwaltungsmitarbeiter müssen verschiedene Kalender verwalten, Termine planen und das Büro effizient am Laufen halten.

Hier sind organisatorische Fähigkeiten, die für Verwaltungsjobs benötigt werden:

  • Genauigkeit
  • Termineinstellung
  • Liebe zum Detail
  • Abrechnung
  • Buchhaltung
  • Kalender & Belege
  • Angestellter
  • Effizienz
  • Einreichung
  • Inventar
  • Juristische Bekanntheit
  • Multitasking
  • Büroverwaltung
  • Büromanagement
  • Post sortieren und zustellen
  • Zeiteinteilung
  • Reisevorbereitungen

Planung

Eine weitere wichtige administrative Fähigkeit ist die Fähigkeit, Dinge im Voraus zu planen und zu terminieren. Dies kann bedeuten, die Termine einer Person zu verwalten, einen Plan für den Krankheitsfall von Mitarbeitern zu erstellen oder Büroablaufsysteme zu entwickeln. Ein Administrator muss in der Lage sein, im Voraus zu planen und sich auf potenzielle Büroprobleme vorzubereiten.

Hier sind weitere planungsbezogene Fähigkeiten, die für Verwaltungsjobs erforderlich sind:

  • Analytisch
  • Kommunizieren
  • Auswerten
  • Veranstaltungskoordination
  • Ziele setzen
  • Maßnahmen umsetzen
  • Termine vereinbaren
  • Besprechungsplanung
  • Überwachungsaktionen
  • Organisiert
  • Vorhersagen
  • Priorisierung

Probleme lösen

Probleme lösen und Fähigkeiten zum kritischen Denken sind für jede Verwaltungsposition wichtig. Administratoren sind oft die Ansprechpartner, die Mitarbeiter und Kunden bei Fragen oder Problemen um Hilfe bitten. Sie müssen in der Lage sein, eine Vielzahl von Problemen zu hören und sie mit kritischem Denken zu lösen.

Hier sind die Fähigkeiten zur Problemlösung und zum kritischen Denken, die erforderlich sind:

  • Durchsetzungsfähig
  • Kundenbeziehungen
  • Kollaborativ
  • Kritisches Denken
  • Entscheidung fällen
  • Arbeitnehmerbeziehungen
  • Zielorientiert
  • Implementieren
  • Problemlösung
  • Meditieren
  • Bürokoordination
  • Forschung
  • Überwachung
  • Teamarbeit
  • Ausbildung
  • Fehlerbehebung

Mehr administrative Fähigkeiten

Hier sind zusätzliche administrative Fähigkeiten für Lebensläufe, Anschreiben, Bewerbungen und Vorstellungsgespräche. Die erforderlichen Fähigkeiten variieren je nach Job, für den Sie sich bewerben. Sehen Sie sich daher auch unsere Liste der Fähigkeiten an, die nach Job und aufgeführt sind Art der Fähigkeit .

  • Dynamisch
  • Handhabung der Ausrüstung
  • Einreichung
  • Flexibilität
  • Fokus beibehalten
  • Organisatorisch
  • Geduldig
  • Angenehm
  • Professionalität
  • Einfallsreichtum
  • Selbstmotivation
  • Strategische Planung
  • Initiative ergreifen
  • Schriftliche Kommunikation

Sehen Sie sich Muster für Lebenslauf und Anschreiben an

Sehen Sie sich Beispiele für einen Lebenslauf und ein Anschreiben für eine Verwaltungsposition an.

Wie Sie Ihre Fähigkeiten hervorheben

FÜGEN SIE IHREM LEBENSLAUF RELEVANTE FÄHIGKEITEN HINZU: Nehmen Sie die Begriffe mit dem engsten Bezug zur Stelle in Ihren Lebenslauf auf, insbesondere in die Beschreibung Ihres beruflichen Werdegangs.

FÄHIGKEITEN IN IHREM ANSCHREIBEN HERVORHEBEN: Integrieren Sie Ihre administrativen Fähigkeiten in Ihre Motivationsschreiben . Fügen Sie ein oder zwei Fähigkeiten hinzu und geben Sie konkrete Beispiele für Fälle, in denen Sie diese Eigenschaften bei der Arbeit demonstriert haben.

VERWENDEN SIE WÖRTER VON FÄHIGKEITEN BEI STELLENGESPRÄCHEN: Sie können diese Wörter auch in Ihren Vorstellungsgesprächen verwenden. Seien Sie darauf vorbereitet, Beispiele dafür zu geben, wie Sie jede dieser Fähigkeiten verwendet haben, wenn Sie darauf reagieren Fragen zum Verwaltungsgespräch .