Die Bedeutung der Dokumentation im Personalwesen

Die Dokumentation wird Ihnen rechtlich und ethisch gute Dienste leisten

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InhaltsverzeichnisErweiternInhaltsverzeichnis

• Dokumentation über einen Datensatz
• Arten der Dokumentation
• Verwendung der Dokumentation
• Beispiele für Leistungsdokumentationen
• Dokumentieren von Verspätung und Fehlzeiten
• Leistung dokumentieren

Dokumentation ist die schriftliche und aufbewahrte Aufzeichnung eines Mitarbeiters Beschäftigung Veranstaltungen. Diese Aufzeichnungen bestehen aus behördlich und gesetzlich vorgeschriebenen Elementen, Dokumenten, die von den Unternehmensrichtlinien und -praktiken gefordert werden, Dokumenten, die von bewährten Personalpraktiken empfohlen werden, und formellen und informellen Aufzeichnungen über Beschäftigungsereignisse.

Dokumentation über ein Beschäftigungsprotokoll

Die Dokumentation eines Mitarbeiters ist ein schriftlicher Bericht über seine oder ihre Handlungen, Diskussionen, Leistungscoaching Vorfälle, beobachtete Verstöße gegen Richtlinien, Disziplinarmaßnahmen, positive Beiträge, Belohnung und Anerkennung, Untersuchungen, Nichterfüllung von Anforderungen und Zielen, Leistungsbeurteilung , und mehr.

Stellen Sie sich die Arbeitsdokumentation als Ihre Geschichte der Beziehung eines Mitarbeiters zu Ihrem Unternehmen vor – im Guten wie im Schlechten.

Die Führung dieser Aufzeichnungen ermöglicht es Arbeitgebern und Arbeitnehmern, einen schriftlichen Verlauf der Ereignisse und Diskussionen aufzubewahren, die im Zusammenhang mit einem bestimmten Ereignis stattfanden. Die Dokumentation des Arbeitsverhältnisses bietet eine schriftliche Aufzeichnung, die erforderlich sein kann, um solche Handlungen als Arbeitnehmer zu unterstützen Beförderung , Mitarbeiter Bezahlung steigt , und Disziplinarmaßnahmen -einschließlich Beendigung des Arbeitsverhältnisses .

Dokumentation über Mitarbeiter, falls erforderlich, ist im Allgemeinen sowohl positiv als auch negativ. Es ist sachlich, nicht wertend. Es beschreibt Ereignisse, während sie sich ereignen, und basiert nicht auf den Meinungen und Gedanken des Betrachters über das Ereignis. Die Dokumentation beschreibt auch die Maßnahmen, die in bemerkenswerten Fällen ergriffen wurden, wie z. B. die formelle Anerkennung von Mitarbeitern oder das Ergreifen von Disziplinarmaßnahmen.

Denken Sie daran, dass Sie die Dokumentation so zeitnah wie möglich zum Zeitpunkt des Vorfalls erstellen müssen, damit die Aufzeichnungen zeitnah, detailliert und genau sind.

In einem Gerichtsverfahren ist die Dokumentation über die frühere Leistung eines Mitarbeiters oft entscheidend für das Ergebnis, das der Arbeitgeber von dem Ereignis erfährt. Ziel ist es, ein faires Bild von der Leistung des Mitarbeiters zu zeichnen, ohne sich ausschließlich auf die negativen Ereignisse zu konzentrieren.

Arten der Dokumentation

Richtlinien, Verfahren, die Angestelltenhandbuch , und Leistungsentwicklungspläne sind auch Dokumentationsformen, die aufzeichnen erwartetes Mitarbeiterverhalten und Arbeitsplatzanforderungen, um einen geordneten und fairen Arbeitsplatz zu gewährleisten, an dem die Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird.

Aufzeichnungen sind auch die schriftlichen Äußerungen des Angeklagten, des Anklägers und Zeugen zu feindseligen Ereignissen am Arbeitsplatz, die ein Fehlverhalten von Mitarbeitern beinhalten, wie z sexuelle Belästigung oder eine andere schwerwiegende Übertretung.

Diese Dokumentation umfasst auch dauerhafte Aufzeichnungen wie den unterschriebenen Arbeitsantrag, schriftlich Arbeitszeugnisse , Bewerbungsunterlagen wie Lebensläufe und Anschreiben sowie Zuverlässigkeitsüberprüfungen. Abgesehen von der Mitarbeiter Personalakte , andere Papiere wie die I-9-Formular (das die Berechtigung des Mitarbeiters zur Arbeit in den USA bestätigt) wird ebenso aufbewahrt wie Krankenakten, FMLA-Aufzeichnungen , und so weiter.

Die Dokumentation kann auch informell sein, wie in den Aufzeichnungen eines Managers über seine Gespräche mit einem Mitarbeiter im Laufe eines Jahres. Es ist wichtig, dass Manager diese Dokumentation für alle ihre berichtenden Mitarbeiter aufbewahren. Kein Mitarbeiter soll wegen Leistung für die Dokumentation ausgesondert werden. Diese unterschiedliche Behandlung eines Mitarbeiters gegenüber den anderen könnte später als Diskriminierung ausgelegt werden.

Die Dokumentation kann formell sein und beim Mitarbeiter aufbewahrt werden Personalakte . Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie diese Dokumentation unterschreiben, um zu bestätigen, dass sie eine Kopie erhalten und den Inhalt vollständig gelesen haben. Die Unterschrift des Mitarbeiters bedeutet keine Zustimmung zu den Aussagen in der Dokumentation.

Verwendung der Dokumentation

Es wird auch empfohlen, kritische Vorfälle, ob positiv oder negativ, zu dokumentieren, damit Manager die Leistung der Mitarbeiter über einen bestimmten Zeitraum hinweg dokumentieren können.

Organisationen können die Dokumentation, die sie aufbewahren, auf andere Weise verwenden. Dazu können Verfahren, Arbeitsanweisungen und Computersoftwareanweisungen gehören, um nur einige zu nennen, aber für Zwecke der Personalabteilung sind dies die üblichen Verwendungszwecke von Dokumentationen. Der nächste Abschnitt enthält Anweisungen zum Dokumentieren passend .

Beispiele für Leistungsdokumentationen

Eine Dokumentation über die Leistung eines Mitarbeiters ermöglicht Ihnen dies Disziplin , beenden , oder fair fördern, belohnen und erkenne Angestellte. Ohne Dokumentation ist es schwierig, für eine dieser Maßnahmen zu argumentieren, und potenziell riskant für den Arbeitgeber.

Der Arbeitgeber muss mögliche Vorwürfe über die vermeiden diskriminierende Behandlung von Mitarbeitern . Abgesehen von allen Gesetzen möchten gute Arbeitgeber ein Arbeitsumfeld schaffen, das fair und konsistent ist und die Ziele und Karrierepläne der Mitarbeiter unterstützt.

Unterstützt wird dieses Umfeld durch die professionelle Dokumentation der Mitarbeiterleistung durch die Führungskraft – sowohl lobendes Verhalten als auch korrektur- oder verbesserungsbedürftige Handlungen. Wie diese dokumentiert werden, wurde weiter oben ausführlich besprochen. Die folgenden Situationen geben Ihnen weitere Beispiele für eine angemessene Dokumentation.

Dokumentieren von Verspätung und Fehlzeiten

Falsch:

Mark kommt normalerweise zu spät zur Arbeit. Mark verpasst zu viel Arbeit.

Richtig:

1. April: Mark meldet sich krank und verpasst acht Stunden Arbeit.

4. April: Mark kam um 10 Uhr morgens zur Arbeit, zwei Stunden zu spät zu seiner geplanten Startzeit.

6. April: Mark vereinbarte einen Arzttermin und blieb dann zu Hause, um einen neuen Ofen installieren zu lassen.

12. April: Mark meldet sich krank und verpasst acht Stunden Arbeit.

Leistung dokumentieren

Falsch:

Maria ist unzuverlässig. Sie tut kaum, was sie sich vorgenommen hat.

Richtig:

2. Mai: Mary versprach, dass der erste Entwurf des Produktvorschlags beim heutigen wöchentlichen Treffen zur Überprüfung zur Verfügung stehen würde. Mary hat nicht wie erwartet einen Dokumententwurf vorgelegt. Sagte, sie sei zu beschäftigt gewesen und die Leute, deren Hilfe sie brauchte, hätten sich nicht bei ihr gemeldet.

Der Manager antwortete: Welche Hilfe hätten Sie gebraucht? Information? Wer hat sich nicht bei Ihnen gemeldet und was haben Sie von ihm gebraucht?

Carl und Michael mussten Mary über ihre Fortschritte auf dem Laufenden halten.

Was macht Sie so beschäftigt, dass Sie keine Zeit hatten, Ihre Verpflichtung einzuhalten? Geht zu viele Verpflichtungen mit begrenzten Stunden ein, um sie zu erfüllen.

Was kann ich tun um dir zu helfen?

Wann stellen Sie den Entwurf des Dokuments zur Überprüfung zur Verfügung?

Abschließend

Diese Beispiele bieten einen Überblick darüber, wie eine effektive Dokumentation im Vergleich zu einer falsch geschriebenen Dokumentation aussieht. Befolgen Sie diese Ratschläge, um Richtlinien, Leistungen und Ereignisse an Ihrem Arbeitsplatz effektiv und rechtsgültig zu dokumentieren.

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