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So schreiben und senden Sie professionelle E-Mail-Nachrichten

E-Mail Marketing

••• Bhavesh1988 / Getty Images

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Egal, ob Sie nach Arbeit suchen, neue Kontakte knüpfen oder einfach nur versuchen, sich in Ihrem aktuellen Job hervorzuheben, es ist wichtig zu wissen, wie man professionelle E-Mail-Nachrichten schreibt und versendet.

Das kann schwieriger sein, als es sich anhört. Viele Berufstätige haben sich in ihrem Privatleben an einen sehr lockeren Umgang mit E-Mails gewöhnt. Während Slang, Emoticons und Textsprache normalerweise in Ordnung sind, wenn Sie engen Freunden E-Mails senden, werden sie in der Arbeitskorrespondenz nicht fliegen. Es ist wichtig zu wissen, wie Sie Ihre Kommunikation bei Bedarf aufräumen.

Wann müssen Sie möglicherweise eine professionelle E-Mail senden? Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten. Möglicherweise müssen Sie Ihre senden Motivationsschreiben an einen potenziellen Arbeitgeber, a Dankesschreiben an einen Kollegen, der sich bereit erklärt hat, a Hinweis , ein Kündigungsschreiben an Ihren derzeitigen Vorgesetzten oder die Bitte um ein Empfehlungsschreiben .

Möglicherweise haben Sie andere Gründe für das Versenden nicht persönlicher E-Mails, und tatsächlich ist es eine gute Idee, sicherzustellen, dass alle Ihre E-Mails organisiert und professionell sind.

Wenn Sie professionelle E-Mail-Nachrichten versenden, ist es wirklich wichtig sicherzustellen, dass die Nachricht perfekt ist. Sie möchten keine Gelegenheit verstreichen lassen, indem Sie Fehler machen – weder beim Versenden von E-Mails noch beim Nachverfolgen.

Erfahren Sie, was Sie in Ihre Nachrichten aufnehmen und was nicht und wie Sie Ihre E-Mail-Nachrichten schließen, signieren und senden.

Richtlinien für professionelle E-Mail-Nachrichten

Gehen Sie diese Schritte durch, um eine professionelle E-Mail von hoher Qualität zu schreiben, und Sie werden beim Empfänger immer einen guten Eindruck hinterlassen.

Professionelle E-Mail-Richtlinien

Illustration von Melissa Ling. Die Balance

Was Sie in Ihre E-Mail-Nachricht aufnehmen sollten

  • Betreff: Die Betreffzeile sollte Ihren Zweck des Schreibens prägnant vermitteln. Ihre Betreffzeile kann so einfach sein wie „Danke“ oder „Empfehlungsanfrage“.
  • Gruß: Auch wenn Sie eine sehr kurze E-Mail schreiben, eine Begrüßung enthalten . Wenn Sie den Namen der Person kennen, geben Sie ihn an. Nennen Sie sie mit ihrem Titel, es sei denn, Sie sprechen die Person mit Vornamen an.
  • Länge: Halten Sie Ihre E-Mail so kurz wie möglich. Die Leute neigen dazu, lange E-Mails zu überfliegen, fügen Sie also nur die wesentlichen Informationen hinzu.
  • Schließen: Abmelden mit einem kurzen „Dankeschön“, „Besten Grüßen“ oder einer anderen einfachen Verabschiedung und dann Ihrem Namen. Bei den meisten E-Mail-Konten können Sie eine Signatur mit Ihrem Namen, Titel und Kontaktinformationen in jede E-Mail einbetten. Es ist eine großartige Möglichkeit, jede Korrespondenz professioneller zu gestalten.

Was Sie nicht in Ihre E-Mail-Nachricht aufnehmen sollten

  • Schriftstil: Vermeiden Sie kunstvolle, verspielte oder farbige Schriftarten; diese lenken den Empfänger lediglich von Ihrer eigentlichen Botschaft ab. Vermeiden Sie auch die übermäßige Verwendung von Fett- und Kursivschrift, die eine E-Mail unübersichtlich erscheinen lassen. Schreiben Sie auch nicht nur in Großbuchstaben; Dies wirkt in einer E-Mail wütend oder überdreht.
  • Emoticons: Fügen Sie keine Emoticons in eine berufliche E-Mail ein; Bewahren Sie diese für die persönliche Korrespondenz auf.

Tipps für perfekte professionelle E-Mail-Nachrichten

Nachdem Sie Ihre E-Mail geschrieben haben, gehen Sie alle diese Schritte durch, bevor Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken:

  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht vollständig ist: Überprüfen Sie dies noch einmal, um sicherzustellen, dass die Betreff Ihrer E-Mail-Adresse ausgefüllt ist, haben Sie eine Unterschrift enthalten , senden Sie die Nachricht an die richtige Kontaktperson und haben das ausgefüllt Bcc Feld, um eine Kopie an sich selbst zu senden, sodass Sie eine Aufzeichnung der E-Mail-Nachricht haben.
  • Überprüfen Sie Ihre E-Mail-Nachricht: Bevor Sie auf „Senden“ klicken, stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die Rechtschreibung überprüfen und Ihre Grammatik und Groß-/Kleinschreibung überprüfen. Sie sind in der E-Mail-Korrespondenz genauso wichtig wie in einem Papierbrief.
  • Senden Sie eine Test-E-Mail-Nachricht: Bevor Sie Ihre E-Mail tatsächlich senden, senden Sie die Nachricht zuerst an sich selbst, um zu überprüfen, ob die Formatierung funktioniert und nichts fehl am Platz aussieht. Wenn alles gut aussieht, senden Sie die E-Mail an das Unternehmen oder die Person, die Sie kontaktieren.
  • Senden Sie eine Kopie der E-Mail-Nachricht an sich selbst: Verwenden Sie die Bcc Feld, um eine Kopie der E-Mail-Nachricht an sich selbst zu senden, sodass Sie eine Aufzeichnung darüber haben, wann Sie die Nachricht gesendet haben und an wen Sie sie gesendet haben. Sie finden diese Informationen auch in Ihrem gesendeten Ordner.
  • Archivieren Sie Ihre Kopien: Bei vielen E-Mail-Programmen können Sie Ordner einrichten, um wichtige vergangene E-Mails leichter zu finden. Richten Sie Ordner für alle Ihre Jobsuche-E-Mails und andere berufliche E-Mails ein und archivieren Sie Ihre Kopien, nachdem Sie Ihre Nachrichten gesendet haben.

Sehen Sie sich Beispiele für professionelle E-Mail-Nachrichten an

Muster-E-Mail-Nachricht Nr. 1: Kündigungsschreiben

Betreff: Rücktritt – Bob Smith

Sehr geehrte Frau Jones,

Ich schreibe, um meine Kündigung für meine Position als Abteilungskoordinator im Town Hospital mit Wirkung zum 10. Juni einzureichen.

Ich bin dankbarer, als ich sagen kann, für all Ihre Unterstützung und Unterstützung in den letzten fünf Jahren. Die Arbeit hier war eine erstklassige Ausbildung in Teamarbeit, Gesundheitsverwaltung und Arbeitserledigung. Ich werde die Zusammenarbeit mit Ihnen allen vermissen und hoffe, dass Sie in Kontakt bleiben.

Bitte teilen Sie mir mit, ob ich Ihnen bei der Umstellung behilflich sein kann.

Aufrichtig,

Bob Smith
B.Smith@email.com
555-123-4567

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Beispiel-E-Mail-Nachricht Nr. 2: Empfehlungsanfrage

Gegenstand: Cynthia Dailey – Empfehlungsanfrage

Liebe Barbara Cho,

Kürzlich habe ich auf LinkedIn eine Stellenanzeige für die Position eines Marketingassistenten bei XYZ Corp. gesehen. Da ich weiß, dass Sie dort seit mehreren Jahren tätig sind, habe ich mich gefragt, ob Sie bereit wären, mir eine Empfehlung für die Stelle zu geben.

Ich war besonders begeistert zu sehen, dass der Job eine intensive Zusammenarbeit mit Ihrem Team im Bereich E-Mail-Marketing und Social-Media-Kampagnen beinhaltet. Seit unserer letzten Zusammenarbeit bei ABC LLC habe ich umfangreiche Erfahrungen mit HubSpot, Google Analytics und SurveyMonkey gesammelt. Ich würde diese Fähigkeiten gerne für XYZ einsetzen.

Ich habe eine Kopie meines Lebenslaufs und einen Link zu meinem Portfolio beigefügt, damit Sie meine jüngsten Erfahrungen sehen können. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben oder weitere Beispiele meiner Arbeit sehen möchten.

Am besten,

Cynthia Daily

cynthia@email.com
portfoliosite.com/cdailey
555-091-7865

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  • Rechtschreibung und Grammatik: Nur weil Sie eine E-Mail schreiben, heißt das nicht, dass Sie bei Rechtschreibung und Grammatik nachlässig sein sollten. Bearbeiten Sie Ihre E-Mail sorgfältig bevor Sie es senden. Eine fehlerfreie Nachricht teilt dem Empfänger mit, dass Ihre E-Mail ernst genommen werden sollte.

Die zentralen Thesen

Bleiben Sie professionell: Geschäftskorrespondenz sollte aufpoliert sein, auch wenn Sie sie per E-Mail versenden.

Sei präzise: Kommen Sie auf den Punkt und machen Sie so klar wie möglich, was Sie brauchen oder zu bieten haben.

Bearbeiten, Korrekturlesen, Testen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht frei von Fehlern und Tippfehlern ist. Senden Sie eine Testnachricht an sich selbst, bevor Sie auf „Senden“ klicken.

Aufzeichnungen führen: Bcc sich auf wichtige Korrespondenz und legen Sie jede Nachricht im entsprechenden E-Mail-Ordner ab, um später darauf zurückgreifen zu können.

Die zentralen Thesen

Bleiben Sie professionell: Geschäftskorrespondenz sollte aufpoliert sein, auch wenn Sie sie per E-Mail versenden.

Sei präzise: Kommen Sie auf den Punkt und machen Sie so klar wie möglich, was Sie brauchen oder zu bieten haben.

Bearbeiten, Korrekturlesen, Testen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht frei von Fehlern und Tippfehlern ist. Senden Sie eine Testnachricht an sich selbst, bevor Sie auf „Senden“ klicken.

Aufzeichnungen führen: Bcc sich auf wichtige Korrespondenz und legen Sie jede Nachricht im entsprechenden E-Mail-Ordner ab, um später darauf zurückgreifen zu können.

Artikelquellen

  1. Weise Zeitschriften. ' Die dunkle Seite eines Smileys: Auswirkungen lächelnder Emoticons auf virtuelle erste Eindrücke ,' Abgerufen am 19. November 2019

  2. Büro für Internet-Zugänglichkeit. ' Beste Schriftarten für die Zugänglichkeit des Internets ,' Abgerufen am 19. November 2019.

  3. Universität Pittsburgh. ' Verwenden der Blind Carbon Copy (BCC)-Funktion in E-Mail ,' Abgerufen am 19. November 2019.