So schreiben Sie effektive E-Mails

9 Regeln zum Schreiben einer E-Mail, die einfach zu beantworten sind

Viele von uns haben das Schreiben von E-Mails nicht in der Schule gelernt, aber das Schreiben einer E-Mail ist eine unschätzbare Fähigkeit am Arbeitsplatz. Dies gilt insbesondere für diejenigen, die in Telearbeitsplätzen arbeiten (oder danach suchen). Neben Gute Telefonetikette , gibt es wahrscheinlich keine Fähigkeit, die so wichtig ist wie E-Mail, wenn es darum geht, einen Heimarbeitsplatz zu bekommen – und zu behalten.

Eine gut geschriebene E-Mail macht es dem Empfänger leicht, die Nachricht zu verstehen und darauf zu reagieren. Bei der Jobsuche kann eine E-Mail dem ersten Eindruck von Angesicht zu Angesicht vorausgehen oder ihn sogar ersetzen, daher sind die richtige Interpunktion und eine kohärente Botschaft der Schlüssel. Und am Arbeitsplatz sorgen unklare E-Mails für Verwirrung und Verzögerungen. Befolgen Sie diese Tipps, um effektive E-Mails an Kollegen, Kunden, potenzielle Kunden, Personalchefs und sogar Freunde und Familie zu schreiben.

Betrachten Sie zunächst die Nachricht und den Empfänger

Marc Romanelli/Getty Images

Eine E-Mail sollte in Ihrem Kopf beginnen, nicht mit Ihren Fingern auf der Tastatur. Um E-Mails effektiv zu schreiben, sollten Sie zunächst überlegen warum schreibst du. Welche Art von Antwort möchten Sie? Welche Botschaft möchten Sie vermitteln? Wenn Sie Informationen anfordern, sich auf eine Stelle bewerben oder sich nach offenen Stellen erkundigen, stellen Sie sicher, dass Ihre Aufforderung zum Handeln durch den Empfänger klar ist.

Betrachten Sie als Nächstes die Sichtweise des Empfängers. Welche Informationen benötigen sie, um Maßnahmen zu ergreifen oder Ihre Nachricht zu verstehen? Geben Sie notwendige (aber nicht übermäßige) Hintergrundinformationen. Denken Sie auch an die angemessene Etikette für diesen bestimmten Empfänger. Emoticons und Abkürzungen wie OMG oder LOL sind für Bewerbungen und die meisten geschäftlichen E-Mails nicht geeignet.

Schreiben Sie eine beschreibende E-Mail-Betreffzeile

Wenn Sie eine E-Mail schreiben, schreiben Sie nichts Vages in die Betreff wie 'hi' oder 'work-at-home jobs' oder lass es leer. E-Mails mit einer solchen Betreffzeile haben gute Chancen, im Spam-Postfach des Empfängers zu landen oder einfach ignoriert zu werden. Wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben, geben Sie den Namen der Stelle in der Betreffzeile an. Wenn die E-Mail an einen Kollegen gerichtet ist, machen Sie Ihre Betreffzeile zu einem kurzen Satz, der den Zweck der Nachricht zusammenfasst.

Ein weiterer Vorteil des Schreibens einer aussagekräftigen Betreffzeile besteht darin, dass Sie sie später leichter in Ihrem Posteingang finden können. Etwas mit einer E-Mail-Zeile wie 'Frage' ist jedoch nicht hilfreich.

Begrüßen Sie den Empfänger richtig

Wenn Sie den Namen Ihres Empfängers kennen, ihn aber nicht persönlich kennen, grüßen durch Verwendung eines Titels, z. Sehr geehrte Frau Brunelli. (Verwenden Sie Ms. für Frauen, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Mrs. oder Miss angemessen ist.) Wenn Sie sich bezüglich des Geschlechts nicht sicher sind, verwenden Sie einfach den Vor- und Nachnamen, z. B. Dear Chris Smith. Wenn Sie den Namen der Person nicht kennen, beginnen Sie Ihre E-Mail ohne Begrüßung oder verwenden Sie eine einfache Begrüßung, z. Hallo, Grüße, lieber Manager usw.

Wenn die E-Mail an einen Kollegen oder eine Ihnen bekannte Person gerichtet ist, verwenden Sie den Namen, den Sie persönlich oder am Telefon verwenden würden.

Verwenden Sie korrekte Grammatik und Interpunktion

Es ist sehr wichtig, in einer E-Mail die korrekte Grammatik zu verwenden. Bewusst oder unbewusst bestraft der Leser den Absender für Grammatikfehler.

• Run-On-Sätze - Wenn Sie eine E-Mail schreiben, sparen Sie nicht die Punkte. Diese kleine Pause gibt den Lesern Zeit, die Bedeutung der Wörter aufzunehmen. Kurze Sätze erlauben mehr dieser winzigen Pausen. Unterbrechen Sie lange Sätze, auch wenn es sich technisch gesehen nicht um fortlaufende Sätze handelt.
• Kommas - Zu wenige oder zu viele Kommas können verwirrend sein. Lernen Sie, das Komma richtig zu verwenden.
• Subjekt Verb Vereinbarung - Sätze mit dieser Art von Fehlern sind Warnsignale für Arbeitgeber, die Kandidaten mit guten Kommunikationsfähigkeiten suchen. Überprüfen Sie die Regeln für die Subjekt-Verb-Vereinbarung.

Überprüfen Sie Rechtschreibung und Großschreibung

Verwenden Sie eine Rechtschreibprüfung, aber verlassen Sie sich nicht darauf. Eine Rechtschreibprüfung erkennt „they“ nicht für „the“ oder „there“ für „they“, und diese Art von Fehler weist auf Nachlässigkeit hin. Verwenden Sie keine SMS-Abkürzungen wie „u“ für „Sie“ oder „tho“ für „obwohl“.

Verwenden Sie die richtige Großschreibung. Die meisten Menschen wissen, wie man Satzanfänge und Eigennamen großschreibt, aber viele tun dies in E-Mails nicht. Zeigen Sie, dass es Ihnen nichts ausmacht, diesen zusätzlichen Bruchteil einer Sekunde zu nehmen, um die Umschalttaste zu drücken. Andererseits können zu viele Großbuchstaben den Leser ablenken. Vermeiden Sie es, Sätze in Großbuchstaben zu schreiben (was viele als Äquivalent zu persönlichem Schreien interpretieren) und den ersten Buchstaben von Wörtern, die nicht am Anfang eines Satzes oder Eigennamen stehen, nur zur Betonung groß zu schreiben.

Verwenden Sie die einfache Formatierung in E-Mails

Denken Sie daran, dass E-Mail-Programme alle unterschiedlich angezeigt werden. Was auf Ihrem Bildschirm perfekt ausgerichtet aussieht, kann auf dem eines anderen zusammenlaufen. Vermeiden Sie es aus diesem Grund, ein stark formatiertes Textverarbeitungsdokument wie einen Lebenslauf oder ein Anschreiben in eine E-Mail einzufügen. Verwenden Sie Dokumente, die im Nur-Text-Format geschrieben sind.

Machen Sie Absätze kurz. Wie Punkte geben Absatzumbrüche dem Auge des Lesers eine Pause. Jemand, der E-Mails auf einem Mobiltelefon liest, wird von kurzen Absätzen profitieren. Achten Sie jedoch darauf, die Grundregeln in Bezug auf Absätze einzuhalten.

Sei präzise

Mäandernde E-Mails, die den Punkt begraben, werden eingereicht und schließlich vergessen. Oder schlimmer noch, sie könnten missverstanden werden. Machen Sie Ihr Ziel klar, prägnante Sprache verwenden .

• Beseitigen Sie Wortwörtlichkeit - Schreiben Sie mit aktiven Verben. „Jack hat mir die Formulare geschickt“ verwendet ein aktives Verb. 'Die Formulare wurden mir von Jack geschickt' ist passiv. Die Passivform verwendet nur ein paar Wörter mehr, aber es summiert sich. Darüber hinaus erfordert es von den Lesern, die Ideen in ihren Köpfen neu zu ordnen.
• Bleib bei der Sache - Widerstehen Sie der Versuchung, irrelevante Informationen oder Ideen hinzuzufügen. Speichern Sie diese für eine weitere E-Mail.
• Verwenden Sie Aufzählungszeichen - Diese ermöglichen es Ihrem Leser, visuelle Hinweise zu verwenden, um zu erkennen, was wichtig ist. Wenn Sie jedoch Zweifel haben, wie Aufzählungszeichen angezeigt werden, verwenden Sie Sternchen oder Bindestriche, um Aufzählungszeichen zu erstellen.

E-Mail angemessen signieren

Wenn Ihre E-Mail standardmäßig a Standard-Signatur , stellen Sie sicher, dass es für die jeweilige E-Mail, die Sie senden, geeignet ist. Signaturen mit politischen Aussagen oder den Namen und dem Alter Ihrer Kinder sind für private E-Mails in Ordnung, aber für die Arbeit verwenden Sie eine weniger persönliche Signatur. Abhängig von Ihrem Job und Ihrem Arbeitgeber können Sie Ihre E-Mail-Signatur dennoch mit einem Angebot personalisieren. Wählen Sie etwas Unumstrittenes. Wenn Sie sich nach einem Job erkundigen, verwenden Sie Ihre Unterschrift, um die entsprechenden Kontaktinformationen ohne Zitate oder zusätzliche Personalisierung anzugeben.

Nochmals lesen/überdenken, bevor Sie auf „Senden“ klicken

Prüfen Sie auf Rechtschreib- und Zeichensetzungsfehler, bevor Sie auf „Senden“ klicken. Wenn Sie einen Fehler in einer E-Mail für eine Bewerbung finden, beheben Sie ihn und lesen Sie ihn erneut, bevor Sie auf „Senden“ klicken. Aber auch inhaltlich nachlesen. Wenn Ihre E-Mail lang ist, überlegen Sie, wie Sie sie prägnanter gestalten können. Und wenn Ihre E-Mail kontrovers ist oder im Zorn geschrieben wurde, klicken Sie auf „Speichern“ und nicht auf „Senden“. Kommen Sie ein paar Stunden oder einen Tag später darauf zurück und sehen Sie, ob Sie es immer noch senden möchten.

Das hört sich vielleicht nach viel Arbeit vor dem Versenden einer E-Mail an, aber wenn Sie effektive E-Mails versenden und Ihre E-Mails effizienter organisieren, werden Sie feststellen, dass Sie tatsächlich mehr Zeit haben, nicht weniger.