So schreiben Sie einen Geschäftsfortschrittsbericht

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David Shopper/Getty Images

Ein Fortschrittsbericht besteht aus einer Kopfzeile, einer Zusammenfassung, einer Beschreibung der kleineren Komponenten, einem Hinweis darauf, wann der nächste Bericht fällig ist. Sie würden den Bericht gemäß dieser Vorlage schreiben und ihn dann an Ihren Chef oder einen anderen Bericht erstattenden Vorgesetzten wie vorgesehen senden.

Header

Die Kopfzeile enthält identifizierende Informationen für den Bericht. Sie geben den Titel ein, das Datum, an dem der Bericht veröffentlicht wird, den Status der Ampel für alles, worüber Sie berichten (rot, gelb-grün), und die Gesamtmetrik, vielleicht Prozent abgeschlossen, Plan gegenüber Ist. Hinweis: Ein Fortschrittsbericht wie dieser wird am häufigsten für Projekte verwendet, kann aber auch verwendet werden, um über andere Dinge zu berichten. Wenn Ihnen beispielsweise die Aufgabe übertragen wurde, die Anzahl der Stunden pro Zeichnung für ein Ingenieurbüro zu reduzieren, würden Sie einen Fortschrittsbericht verwenden, um Ihren Fortschritt bei der Reduzierung der Anzahl der Stunden pro Zeichnung anzuzeigen.

• Titel: Fortschrittsbericht zu Projekt X
• Datum: 30. Mai 20xx
• Zustand: Grün
• Prozent abgeschlossen: 63 tatsächlich, 59 geplant

Zusammenfassung

Die Zusammenfassung schreiben Sie zuletzt. Dies ist die Zusammenfassung aller wichtigen Punkte, die unten im Hauptteil des Berichts aufgeführt sind. Abhängig von Ihrer Zielgruppe ist die Zusammenfassung manchmal begrenzt. Das hängt von Ihrer Zielgruppe, der Anzahl der Personen, die den Bericht erhalten, und ihrer Ebene innerhalb der Organisation ab. Eine Zusammenfassung richtet sich an diese Führungskräfte die vielleicht nicht die Zeit haben, den gesamten Bericht zu lesen. Wenn Ihre Meldung direkt an Sie gerichtet ist Supervisor , wird erwartet, dass er oder sie den Bericht liest, und die Zusammenfassung wird möglicherweise nicht benötigt.Wenn es sich jedoch um einen Bericht handelt, der an viele Führungskräfte in der gesamten Organisation verteilt wird, kann es erforderlich sein, eine Zusammenfassung für diejenigen Personen beizufügen, die nicht die Zeit haben, den gesamten Bericht zu lesen.

Fortschritt der Komponentenstücke

Dies ist der Hauptteil des Berichts. In diesem Abschnitt des Berichts beschreiben Sie Ihren Fortschritt in allen Teilbereichen des Projekts. Sie listen Ihre Fortschritte und Erfolge in Bezug auf alle auf Metriken während dieser Zeit. Sie zeigen, was Ihr Plan für den nächsten Zeitraum ist. Und dann listen Sie nicht nur die Blocker auf, sondern auch, welche Anstrengungen Sie unternehmen, um sie zu beseitigen. Schließlich zeigt der Abschnitt, welche zusätzliche Unterstützung von Ihrem Chef oder einem anderen Empfänger des Fortschrittsberichts benötigt wird.

Zusammenfassung

Auf den Hauptteil des Berichts folgt der Zusammenfassungsabschnitt. Er enthält weniger Details als die im vorherigen Abschnitt gemeldeten Fortschritte. Sie würden dieselben Informationen, Metriken, Erfolge, Pläne für die nächste Periode und alle Blocker einbeziehen, aber weniger Details für jede Kategorie angeben. Beispielsweise könnte die Zusammenfassung aus einem einzigen Satz bestehen, wie „Alle Leistungen sind pünktlich“, während die Fortschrittsbeschreibung im vorherigen Abschnitt „Leistung A, fällig am xx/xx/xx“ lauten könnte, wird drei Tage früher geliefert.Bericht Y wird pünktlich am xx/xx/xx zugestellt. Und Bericht C, der sich während des Wartens auf die Grafiken um zwei Wochen verzögerte, wird nun voraussichtlich am revidierten Fälligkeitsdatum xx/xx/xx geliefert.

Fälligkeitsdatum des nächsten Berichts

Hier listen Sie auf, wann der nächste Bericht versendet wird. Wenn es sich beispielsweise um einen wöchentlichen Bericht handelt, würden Sie das Fälligkeitsdatum des nächsten Berichts als eine Woche danach anzeigen. Bei einem monatlichen Bericht würden Sie das Datum des nächsten Monats anzeigen, an dem der Bericht versendet wird. Personen, die den Bericht erhalten, erwarten, dass diese Daten genauso genau sind wie die Daten in den Berichten.

Endeffekt

Ihr Fortschrittsbericht besteht aus der optionalen Zusammenfassung, der Berichterstattung über den Fortschritt aller Komponenten des Projekts, der detaillierten Zusammenfassung und dem Zeitplan. Machen Sie sie so genau wie möglich.