Wie Sie Ihr erstes Projekt erfolgreich managen

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Ihnen wurde gerade die Leitung eines wichtigen neuen Projekts übertragen. Offensichtlich bietet Ihr Chef diese Gelegenheit als Vertrauensbeweis in Ihre Fähigkeiten an. Und während Sie aufgeregt sind, ist dies das erste Mal, dass Sie für ein ganzes Projekt verantwortlich sind.

Der Einstieg zum ersten Mal ist eine Herausforderung. Es gibt jedoch Möglichkeiten, Ihnen dabei zu helfen, nasse Füße zu bekommen. Projektmanagement hat sich zu einem Prozess mit definierten Phasen und Schritten entwickelt, um diejenigen, die neu im Projektmanagement sind, zu einem erfolgreichen Projekt zu führen.

5 Phasen des Projektprozesses:

1. Initiierung: Ein Projekt wird initiiert, wenn ein Änderungsbedarf identifiziert wird
2. Planung: Planung der Arbeit des Projekts
3. Ausführung: Ausführung der Arbeit
4. Verwalten und Kontrollieren: Alle Arbeiten, die Sie während des Projekts ausführen, um den Fortschritt zu überwachen
5. Abschluss: Abschluss und Lieferung des Projekts und Vertagung des Teams

Diese Schritte sind für jedes Projekt identisch. Und denken Sie daran, Sie sind der Projektmanager, kein Vorgesetzter an vorderster Front. Ihre Aufgabe ist es, das Projekt zu managen, nicht die Menschen.

Grundlegende Schritte für den Projektanfänger:

Während der Initiierungsphase wird das Projekt erstellt und eine Charta erstellt, die Sie als Programmmanager autorisiert und eine Berichtskette etabliert. In der Planungsphase:

Definieren Sie den Umfang

Der erste und wichtigste Schritt in jedem Projekt ist Definition des Umfangs des Projekts . Was sollst du erreichen oder erschaffen? Was ist das Projektziel? Ebenso wichtig ist es, zu definieren, was nicht im Umfang Ihres Projekts enthalten ist. Wenn Sie von Ihrem Chef nicht genug Definition bekommen, klären Sie den Umfang selbst und schicken Sie ihn zur Bestätigung nach oben.

Während dieses Beispiel etwas vom Geschäftsthema abweicht, können wir uns alle auf einen Hochzeitsempfang beziehen. Bei der Planung eines Hochzeitsempfangs haben Sie möglicherweise folgende Möglichkeiten: Bereiten Sie bis zu einem bestimmten Datum einen Hochzeitsempfang für 100 Gäste mit Abendessen, offener Bar, Hochzeitstorte und einer Live-Band zum Tanzen zu einem Preis von nicht mehr als 20.000 US-Dollar vor.

Bestimmen Sie verfügbare Ressourcen

Welche Mitarbeiter, Geräte und Geldmittel stehen Ihnen zur Verfügung, um die Projektziele zu erreichen? Als Projektmanager haben Sie in der Regel keine direkte Kontrolle über diese Ressourcen, sondern müssen sie über das Matrixmanagement verwalten.

Matrix-Management bezieht sich auf die Verwendung der festgelegten Hierarchie innerhalb des Unternehmens, um das zu erreichen, was Sie tun müssen. Wenn Joe für Ihr Projekt und auch für seine Abteilung arbeitet, muss er auf zwei Chefs hören. Versuchen Sie als Projektleiter, mit den Vorgesetzten der Personen oder Eigentümer der ausgeliehenen Geräte in Kontakt zu bleiben, um Konflikte zu lösen.

Verstehen Sie die Zeitleiste

Wann muss das Projekt abgeschlossen sein? Bei der Entwicklung Ihres Projektplans haben Sie möglicherweise eine gewisse Flexibilität, wie Sie die Zeit während des Projekts nutzen, aber Fristen sind normalerweise festgelegt, wie im Fall des Hochzeitsempfangs. Wenn Sie sich entscheiden, Überstunden zu machen, um den Zeitplan einzuhalten, müssen Sie dies gegen die Beschränkungen Ihres Budgets abwägen.

Detailliere die Arbeit

Was sind die wichtigsten Teile oder Komponenten, die erstellt werden müssen, um das Projekt abzuschließen? Zum Beispiel erfordert eine Hochzeitsfeier auf hohem Niveau: einen Empfangssaal, Speisen, Getränke, Kuchen, Gäste und Unterhaltung. Natürlich kann jeder dieser größeren Artikel in viele zusätzliche Artikel zerlegt werden. Das ist der nächste Schritt.

Im obigen Beispiel für den Hochzeitsempfang haben Sie wahrscheinlich ein Team oder eine Person, die für verschiedene Komponenten verantwortlich ist. Arbeiten Sie mit Ihren Teammitgliedern zusammen, um die Details zu formulieren, die zum Erreichen jedes wichtigen Elements erforderlich sind.

Die für Lebensmittel zuständige Person muss die Optionen und die Kostenbeschränkungen verstehen und eine Auswahl treffen, die das Erreichen des Umfangs unterstützt . Listen Sie die kleineren Schritte in jedem der größeren Schritte auf. Wie viele Ebenen Sie in Detailschritten gehen, hängt von der Größe und Komplexität Ihres Projekts ab.

Entwickeln Sie einen vorläufigen Plan

Fassen Sie alle Ihre Schritte zu einem Plan zusammen. Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, eine Vorrangtabelle zu verwenden, die angibt, welche Elemente anderen Elementen vorangehen müssen. Formale Projektmanagementpraktiken erfordern die Entwicklung eines sogenannten Netzwerkdiagramms und die Identifizierung des kritischen Pfads. Auch wenn dies Ihre Bedürfnisse oder Ihren Wissensstand übersteigen mag, besteht das Kernproblem darin, die Aktivitäten in der richtigen Reihenfolge zu sequenzieren und den Aktivitäten dann Ressourcen zuzuweisen.

Mögliche Fragen sind: Was passiert zuerst? Was ist der nächste Schritt? Welche Schritte können gleichzeitig mit unterschiedlichen Ressourcen ablaufen? Wer macht jeden Schritt? Wie lange wird es dauern? Es gibt viele ausgezeichnete Softwarepakete, die viele dieser Details für Sie automatisieren können. Fragen Sie andere in ähnlichen Positionen, was sie verwenden.

Erstellen Sie Ihren Basisplan

Holen Sie Feedback zu Ihrem vorläufigen Plan von Ihrem Team und anderen Beteiligten ein. Passen Sie Ihre Zeitpläne und Arbeitspläne an, um das Projekt in die verfügbare Zeit einzupassen. Nehmen Sie alle notwendigen Anpassungen am vorläufigen Plan vor, um einen Basisplan zu erstellen.

Fordern Sie Projektanpassungen an

Es gibt fast nie genug Zeit, Geld oder Talent für ein Projekt. Ihre Aufgabe ist es, mit den begrenzten Ressourcen auszukommen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Allerdings sind einem Projekt oft Grenzen gesetzt, die einfach unrealistisch sind. Sie müssen Ihren Fall vortragen und Ihrem Chef vorlegen und verlangen, dass diese unrealistischen Grenzwerte geändert werden. Fragen Sie zu Beginn des Projekts nach den Änderungen. Warten Sie nicht, bis es Probleme gibt, um nach den gewünschten Änderungen zu fragen.

Wenn Sie begonnen haben, Ressourcen zu beschaffen und notwendige Materialien zu beschaffen, befinden Sie sich in der Ausführungsphase. In dieser Phase sind Sie auch:

Zusammenstellung Ihres Projektteams

Bringen Sie die Leute in Ihrem Team zusammen und beginnen Sie einen Dialog. Sie sind die technischen Experten. Deshalb hat ihr Fachvorgesetzter sie dem Projekt zugeteilt. Ihre Aufgabe ist es, das Team zu führen.

Arbeiten Sie Ihren Plan

Einen Plan zu erstellen ist wichtig, aber der Plan kann geändert werden. Sie haben einen Plan, wie Sie jeden Morgen zur Arbeit fahren. Wenn eine Kreuzung durch einen Unfall blockiert ist, ändern Sie Ihren Plan und gehen einen anderen Weg. Machen Sie dasselbe mit Ihren Projektplänen. Ändern Sie sie nach Bedarf, aber behalten Sie immer den Umfang und die Ressourcen im Auge.

Wenn sich Ihr Plan entfaltet und die Arbeit abgeschlossen ist, treten Sie in die Überwachungs- und Kontrollphase ein. In dieser Phase arbeiten Sie daran, Kosten, Ressourcen und Qualität zu kontrollieren sowie:

Überwachen Sie den Fortschritt Ihres Teams

Sie werden zu Beginn des Projekts wenig Fortschritte machen, aber dann beginnen Sie trotzdem zu überwachen, was alle tun. Dadurch wird es einfacher, Probleme zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden.

Alles dokumentieren

Aufzeichnungen machen. Jedes Mal, wenn Sie Ihren Basisplan ändern, schreiben Sie auf, was die Änderung war und warum sie notwendig war. Jedes Mal, wenn dem Projekt eine neue Anforderung hinzugefügt wird, schreiben Sie auf, woher die Anforderung stammt und wie der Zeitplan oder das Budget aufgrund dessen angepasst wurden. Sie können sich nicht an alles erinnern, also schreiben Sie sie auf und Sie können sie bei der Projektabschlussbesprechung nachschlagen und daraus lernen.

Halten Sie alle auf dem Laufenden

Halten Sie alle Projektbeteiligten ständig über den Fortschritt auf dem Laufenden. Informieren Sie sie über Ihren Erfolg, wenn Sie jeden Meilenstein erreicht haben, aber informieren Sie sie auch über Probleme, sobald sie auftreten.

Halten Sie auch Ihr Team auf dem Laufenden. Wenn Änderungen in Betracht gezogen werden, informieren Sie das Team so früh wie möglich darüber. Stellen Sie sicher, dass jeder im Team weiß, was alle anderen tun.

Folge den Schritten

Sie müssen kein formeller Projektmanager sein, um eine Projektinitiative zu leiten. Sie sollten jedoch die Tools, die Logik und die Schritte des Projektmanagements anwenden, um Ihre Ziele zu klären, die Arbeit detailliert zu beschreiben und ein Team aufzubauen, das ausgeführt wird, während Sie alles verwalten.