Management Führung

Wie man effektive Teammeetings leitet

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Bild von Maddy Price The Balance 2019

Effektive Meetings sind interessante, energiegeladene Veranstaltungen, bei denen Teammitglieder zusammenarbeiten, um Entscheidungen zu treffen oder Probleme zu lösen. Leider scheinen zu viele der Meetings, an denen wir teilnehmen, genau das Gegenteil zu sein. Die schlimmsten Meetings bringen die Zeit zum Kriechen und hinterlassen alle geistig und emotional erschöpft und mehr als nur ein bisschen frustriert. Der Unterschied besteht darin, wie die Meetings geplant und durchgeführt werden.

Die besten Manager wissen um die Bedeutung dieser Veranstaltungen und verstehen, dass die Organisation eines großartigen Meetings Planung und bewusste Bemühungen erfordert. Dieser Artikel bietet zehn Tipps, mit denen Sie diese wertvolle Zeit der Zusammenarbeit mit Ihrem Team optimal nutzen können. Hier sind Tipps, wie Sie Ihre Teammeetings stärken können.

Haben Sie eine positive Einstellung zu Besprechungen

Es ist das Wichtigste, was ein Manager als Führungskraft tun kann, um Teammeetings zu verbessern. Es ist überraschend, wie viele Manager stolz darauf sind, ihre Abneigung gegen Meetings zu bekunden, aber um signifikante Ergebnisse zu erzielen, Probleme zu lösen, Entscheidungen zu treffen, zu informieren, zu inspirieren, zusammenzuarbeiten und zu motivieren, müssen Manager mit Menschen zusammenarbeiten.

Das bedeutet, diese Leute gelegentlich in einem Raum oder in einer Telefonkonferenz zusammenzubringen und mit ihnen zu sprechen. Beim Verwalten geht es nicht darum, bei geschlossener Tür im Büro zu sitzen und E-Mails zu versenden. Versuchen Sie als Führungskraft, Meetings als Manifestation von Führung zu betrachten. Es ist Leadership-Showtime, nicht etwas, vor dem man sich fürchten muss wie ein Besuch beim Zahnarzt.

Denken Sie daran, dass Ihnen das Meeting gehört

Delegieren Sie die Agendaplanung nicht an einen Verwaltungsassistenten oder ein anderes Teammitglied. Als Anführer ist es deine Treffen zur Planung und Durchführung. Um sich in die richtige Stimmung zu versetzen, stellen und beantworten Sie die folgende Frage: „Was möchte ich, dass die Leute nach diesem Treffen gelernt, erreicht oder gelöst haben?“

Bereiten Sie immer eine Agenda vor

Alles, was Sie jemals über effektive Meetings am Arbeitsplatz lesen werden, enthält Ratschläge dazu Vorbereitung einer Tagesordnung . Dennoch sind wir alle zu einem Meeting erschienen, bei dem es keine Tagesordnung gibt. Die Planung der Tagesordnung hilft, die vorrangigen Themen für das Meeting zu fokussieren und zu identifizieren.

Fragen Sie nach Beiträgen zur Tagesordnung

Obwohl es die Hauptverantwortung des Managers ist, die Tagesordnung zu entwickeln, können Teammitglieder eingeladen werden, Tagesordnungspunkte beizutragen. Senden Sie einige Tage vor dem Treffen einen Ideenaufruf.

Mach es würziger

Bringen Sie ein wenig Abwechslung in das Format. Hier sind ein paar Dinge, die Sie tun können peppen Sie Ihre Teammeetings auf :

  • Laden Sie Gastredner ein
  • Etwas feiern
  • Führen Sie einen Lernrundentisch durch – lassen Sie die Teammitglieder sich abwechselnd etwas beibringen
  • Sehen Sie sich einen Ted Talk an, der für die Tagesordnung des Meetings relevant ist
  • Führen Sie eine Teambuilding-Aktivität durch
  • Ändern Sie den Ort (erwägen Sie, das Meeting an einen anderen Ort zu verlegen)
  • Bringen Sie lustiges oder interessantes Essen mit
  • Veranstalten Sie eine Tagesordnungssitzung mit einem einzigen Punkt
  • Fragen Sie nach Blitzrunden-Updates
  • Binden Sie das Team in ein Brainstorming ein
  • Wechseln Sie die Stühle oder ändern Sie sich irgendetwas die Monotonie aufzubrechen

Lassen Sie etwas Leerraum für spontane Kreativität und Engagement

Packen Sie nicht so viele Punkte auf die Tagesordnung, dass Sie Schwierigkeiten haben, sie zu erledigen. Lassen Sie stattdessen am Ende etwas Raum für spontane Diskussionen. Wenn das Meeting vorzeitig endet, lassen Sie alle vorzeitig gehen. Jeder schätzt auch gefundene Zeit.

Nutzen Sie Teambesprechungen zur Zusammenarbeit

Anstatt nur Informationen auszutauschen, versuchen Sie, ein Problem zu lösen oder mit der Gruppe an einer Entscheidung zu arbeiten. Ja, es ist herausfordernd und kann chaotisch sein, aber genau hier ziehen wir den größten Nutzen aus Meetings.

Aufhellen

Der Leiter eines Meetings zu sein bedeutet nicht, Autorität zur Schau zu stellen oder Macht zu missbrauchen. Jemanden dafür zu bestrafen, dass er vor dem Team zu spät kommt, ist ein Beispiel dafür. Behalten Sie Ihren Sinn für Humor und Ihre Demut.

Nachverfolgen

Behalten Sie die Aktionspunkte im Auge und stellen Sie sicher, dass die Leute tun, was sie sagen. Es ist frustrierend, beim nächsten Meeting aufzutauchen und herauszufinden, dass die Hälfte des Teams sich nicht die Mühe gemacht hat, das zu tun, wozu sie sich beim letzten Meeting verpflichtet haben. Follow-up vor dem Treffen und Einzelpersonen für ihre Verpflichtungen zur Rechenschaft ziehen .

Seien Sie ein führendes Vorbild

Teammeetings sind keine Gelegenheit, die Wachsamkeit zu verlieren und sich mit Ihrem Team zurückzulehnen. Halten Sie sich und Ihr Team an die höchsten Verhaltensstandards, was bedeutet, dass Sie keine unanständigen Witze machen, Teammitglieder angreifen, Zynismus und Sarkasmus vermeiden oder andere Abteilungen oder das Management schlecht machen. Denken Sie über die Art von Führungskraft nach, als die Sie bekannt sein möchten, und erscheinen Sie dann zu jedem einzelnen Meeting Sein dieser Anführer.

Das Endergebnis

Eine Gelegenheit, sich mit Ihrem Team zu treffen und zusammenzuarbeiten, ist eine schreckliche Sache, die Sie verschwenden sollten. Es ist unerlässlich, dass Sie die Disziplin entwickeln, Meetings zu planen und zu leiten, die von den Menschen geschätzt werden, und Initiativen voranzutreiben.