Humanressourcen

So dokumentieren Sie die Mitarbeiterleistung

Tipps, um zu wissen, wann, warum, wie und was zu dokumentieren ist

Hand, die Frau auf der Tastatur von Porträts auswählt

••• Dimitri Otis / Getty Images

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Die Dokumentation ist entscheidend für die richtige Entscheidungsfindung

In der Welt der Humanressourcen und Beschäftigung, Dokumentation über die Leistung eines Mitarbeiters kann Ihre Fähigkeit zu machen oder zu brechen Disziplin , beenden , oder fair fördern, belohnen und Mitarbeiter erkennen .

Die Dokumentation ist für Manager und HR-Mitarbeiter unerlässlich, da Sie sich ernsthaft bemühen müssen, alle Ereignisse in der Beschäftigungshistorie Ihrer Mitarbeiter aufzuzeichnen – sowohl positive als auch negative Leistungsvorfälle.

Hier finden Sie alles, was Manager und HR-Mitarbeiter benötigen, um die Mitarbeiterleistung sorgfältig zu dokumentieren.

Warum Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter dokumentieren sollten

  • Die Dokumentation beweist das Leistungsprobleme wurden diskutiert mit dem Mitarbeiter zeitnah und prägnant.
  • Die Dokumentation bietet eine Historie der Verbesserung oder Nichtverbesserung der Leistung des Mitarbeiters im Laufe der Zeit. Es ist chronologisch und eine genaue Beschreibung der Handlungen des Mitarbeiters, der Handlungen des Managers und der Ereignisse, während sie auftreten.
  • Die Dokumentation liefert Nachweise, die die zu treffenden Managemententscheidungen unterstützen ungünstige Maßnahmen wie Disziplin oder Kündigung bei einem Mitarbeiter.
  • Die Dokumentation bietet den Nachweis, dass ein Mitarbeiter eine verfügbare Beförderung oder Gelegenheit gegenüber anderen Mitarbeitern verdient, die ebenfalls berechtigt sind.
  • Die Dokumentation liefert Beweise, um Gehaltserhöhungen oder -kürzungen zu rechtfertigen oder warum ein Mitarbeiter keine Gehaltserhöhung erhalten hat.
  • Im Falle eines Rechtsstreits schützt eine vollständige und gründliche Dokumentation die Interessen eines Arbeitgebers. Die Dokumentation kann die Maßnahmen des Managements unterstützen Kündigung eines erfolglosen Mitarbeiters . Es kann auch nachweisen, dass dem Mitarbeiter aus gesetzlichen Gründen gekündigt wurde, im Gegensatz zu anderen wie rechtswidrige Diskriminierung .

Was zu dokumentieren

Manager müssen die Leistung der Mitarbeiter dokumentieren, sowohl positive Beiträge als auch Leistungsausfälle. Sie müssen genau dokumentieren, was der Mitarbeiter während des Meetings oder Gesprächs getan und gesagt und was der Vorgesetzte getan und gesagt hat.

Während des Gesprächs getroffene Vereinbarungen müssen Sie dokumentieren, Ziele gesetzt , erforderliche und erwartete Verbesserungen und den Zeitplan für Verbesserungen. Die Dokumentation sollte auch Zusagen enthalten, die der Vorgesetzte zur Unterstützung des Mitarbeiters eingeht.

So dokumentieren Sie

Die Dokumentation sollte während oder unmittelbar nach dem Treffen oder Gespräch mit dem Mitarbeiter erstellt werden. Auf keinen Fall sollten Sie es versäumen, das Gespräch mit dem Mitarbeiter an dem Tag aufzuschreiben, an dem es tatsächlich stattfand. Das Warten auf später oder am nächsten Tag wirkt sich auf die Qualität der Dokumentation aus, da sie auf dem basiert, was Sie sich merken.

Einer der schlimmsten Fehler, den Manager machen, ist zu glauben, dass sie die Beratungshistorie eines Mitarbeiters bei Bedarf rekonstruieren können. Kein HR-Mitarbeiter, der Erfahrung mit anständiger, zeitnaher Dokumentation hat, lässt sich jemals von einer rekonstruierten Aufzeichnung täuschen. Manager, die aus dem Gedächtnis rekonstruieren, bringen ein unnötiges und inakzeptables Risiko für ihr Unternehmen mit sich, weil eine erfundene Historie einem möglichen Gerichtsverfahren nicht standhält.

Ihre Dokumentation muss professionell, ordentlich und organisiert erscheinen. Schreiben Sie eine Dokumentation, als ob Sie mit einem Dritten über die Geschichte des Geschehens sprechen würden. Sie wissen nie, wer Ihre Dokumentation eines Tages lesen wird, also stellen Sie sicher, dass sie Ihre Professionalität widerspiegelt. (Die Rückseite einer Cocktailserviette, eines Umschlags oder einer Haftnotiz gilt nicht als professionelle Dokumentation.)

Ihre Unterlagen sollten an den neuen Vorgesetzten eines Mitarbeiters gehen, wenn der Mitarbeiter eine neue Stelle – oder Sie – in Ihrem Unternehmen bekommt. Zu Ihrer Erinnerung und um den neuen Vorgesetzten des Mitarbeiters zu informieren, müssen Sie den Namen und Titel des Mitarbeiters, Ihren Namen und Titel und das vollständige Datum auf jedem Dokument angeben.

Schreiben Sie eine Dokumentation, die sachlich, fair, legal, objektiv, vollständig und konsistent ist. Vermeiden Sie Meinungen (Mike ist schlampig. Alice ist faul. Tom hat mich angelogen.), Beschimpfungen, Leitartikel (John ist ein Idiot. Mark hat ein Einstellungsproblem.) und Etikettierung (Mary ist unverantwortlich. George ist kein Team Spieler.).

Vermeiden Sie auch den Versuch, das Verhalten des Mitarbeiters zu interpretieren. (Marsha muss diese Aufgabe nicht gefallen. Paula scheint überfordert zu sein.) Reduzieren Sie die Verwendung beschreibender Wörter wie Adjektive und Adverbien (langsam, schlampig, unglücklich, launisch, unhöflich). Geben Sie das spezifische Verhalten und die Handlungen des Mitarbeiters an, nicht Ihre Meinung oder Interpretation dazu.

Welche Dokumentation muss bereitgestellt werden

Bei der späteren Sichtung der Dokumentation ist eine genaue Protokollierung des Gesprächs gefragt. Bleiben Sie bei den Fakten und schreiben Sie auf, was Sie und der Mitarbeiter gesagt haben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentation eindeutig ist und die Tatsachen auf den Punkt bringt. (In jeder potenziellen Rechtslage machen Fehler in einem der dokumentierten Ereignisse die gesamte übrige Dokumentation verdächtig.)

Dokumentieren Sie schließlich alle Vereinbarungen, Verpflichtungen, Zeitpläne, erforderlichen Verbesserungen, Check-in-Punkte und andere Details, die Ihnen möglicherweise entfallen. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Datum und eine Uhrzeit für Fristen und Fälligkeiten festlegen, damit es nicht zu Missverständnissen kommt.

Machen Sie sich mit der Dokumentationsrichtlinie Ihrer Personalabteilung vertraut, die Ihnen mitteilt, welche Dokumentation in der abgelegt werden muss Personalakte des Mitarbeiters Jede Dokumentation von Disziplinarmaßnahmen sollte auf jeden Fall enthalten sein.

Dokumentieren und Aufbewahren der Dokumentation

Da die Dokumentation über Mitarbeiter vertraulich und für den Mitarbeiter privat ist, müssen Sie darauf achten, dass jegliche Dokumentation für den Vorgesetzten, die Personalabteilung und möglicherweise den nächsten Vorgesetzten des Mitarbeiters vertraulich bleibt. Daher wird davon abgeraten, die Dokumentation auf einem gemeinsam genutzten Computerlaufwerk abzulegen. Handschriftliche Dokumentationen und ausgedruckte Managerdokumentationen werden am besten unter Verschluss aufbewahrt.

Das Endergebnis

Wenn Sie diese Richtlinien befolgen, wenn Sie sich an die Personalabteilung wenden, um Hilfe bei der Disziplinierung, Kündigung oder Versetzung eines Mitarbeiters auf eine Stelle mit a bessere potenzielle Passform, HR wird Ihnen helfen, das Problem zu lösen oder die Situation zu verbessern. Wenn die Personalabteilung Ihnen sagt, Sie sollen dokumentieren, dokumentieren, dokumentieren, oder sie Ihnen nicht helfen können; Sie müssen alle Ihre Grundlagen abgedeckt haben.

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