Bewerbungsgespräche

So beantworten Sie Interviewfragen zur Organisation

Geschäftsmann bei einem Vorstellungsgespräch

•••

Klaus Vedfelt / Riser / Getty Images



InhaltsverzeichnisErweiternInhaltsverzeichnis

Das ist nicht verwunderlich Job-Interviewer werfen Sie oft eine Frage zu Ihren organisatorischen Fähigkeiten aus. Die Fähigkeit, Zeit, Energie und Ressourcen effizient einzusetzen, ist für nahezu jede Position in jeder Branche von entscheidender Bedeutung. Organisation ist auch eine Notwendigkeit weiche Fähigkeit für Menschen, die in schnelllebigen Umgebungen arbeiten, in denen hervorragende Leistungen erwartet werden Multitasker .

Bevor Sie sich zu einem Vorstellungsgespräch hinsetzen, denken Sie über Ihre Antwort auf Fragen zur Organisation im Vorstellungsgespräch nach.

Was der Interviewer wissen will

Auf der grundlegendsten Ebene möchten Interviewer wissen, ob Sie als Mitarbeiter organisiert sind oder nicht.

Sie suchen nach Beweisen dafür, dass Sie Fristen und Verantwortlichkeiten im Auge behalten und selbst kleinste Aufgaben nachverfolgen können.

Sie werden auch daran interessiert sein zu wissen, ob Ihre organisatorischen Fähigkeiten gut zu den Anforderungen der Rolle passen.

Interviewer können fragen:

  • Wie bleibst du organisiert?
  • Erzählen Sie mir von einer Zeit, in der Sie an einem großen Projekt mit vielen Fristen gearbeitet haben.
  • Bist du eine organisierte Person?
  • Welche Tools und Systeme verwenden Sie, um organisiert zu bleiben?

So beantworten Sie Fragen zur Organisation

Es gibt nicht den einen richtigen Weg, um organisiert zu bleiben, und daher gibt es auch nicht die eine richtige Antwort auf die Frage.

Teilen Sie in Ihrer Antwort Ihre persönlichen Methoden mit, um organisiert zu bleiben, sei es die Verwendung von Stift und Papier zum Erstellen einer Liste oder die Nutzung von Projektmanagement-Software. Sie sollten auch erklären, warum Sie sich für diese Methode entscheiden.

Die besten Antworten liefern Beispiele dafür, wie Sie verschiedene Organisationssysteme verwendet haben, und zeigen auch, dass Sie flexibel sein können.

Das ist wichtig, denn manchmal passt ein System, das für eine Rolle funktioniert, nicht unbedingt gut für eine andere Rolle – Sie möchten zeigen, dass Sie sich an die Anforderungen der jeweiligen Situation anpassen können.

Beispiele für beste Antworten

Möglicherweise werden Sie gefragt, ob Sie sich als organisierte Person bezeichnen würden. Die kurze Antwort lautet „Ja“, aber erwägen Sie, Ihre Antwort um einige Details zu erweitern, die die Gründe für Ihr Vertrauen zeigen.

Sie können eines dieser Beispiele an Ihre eigenen Erfahrungen und Gewohnheiten anpassen:

  • Absolut. Ich führe gerne eine Checkliste und stelle sicher, dass jeder Punkt die Aufmerksamkeit erhält, die er benötigt.
  • Ja, manchmal ein bisschen zu viel. Ich sorge dafür, dass alles sauber und in Ordnung ist.
  • Ich bin eine sehr organisierte und gründliche Person, was meiner Meinung nach zu meinem Erfolg beiträgt.
  • Ja, ich verwende mehrere Online- und Desktop-Tools, um organisiert zu bleiben. Am Montag jeder Woche gehe ich meinen Kalender durch und hebe die wichtigsten Dinge hervor, die ich erledigen muss.
  • Ich plane meine täglichen, wöchentlichen und langfristigen Arbeitsprojekte gerne sorgfältig.
  • Ich lege Wert darauf, Erinnerungen einzurichten und To-Do-Listen zu schreiben. Dann schneide ich Zeitblöcke heraus, um sie bestimmten Aufgaben zu widmen, also habe ich Schritte festgelegt und die erforderliche Zeit zugewiesen, um diese Ziele zu erreichen.
  • Ich plane so viel wie möglich im Voraus, aber in Wirklichkeit kommen die Dinge erst in letzter Minute. So stelle ich sicher, dass ich mich schnell anpassen und reagieren kann und neue Prioritäten in meine tägliche Arbeit integriere.
  • Ich stelle sicher, dass meine Teammitglieder und ich festgelegte Projektfristen kennen, und dann setze ich Benchmarks, damit wir unseren Fortschritt verfolgen können. Für die meisten Projekte setze ich auch „frühe Fristen“ ein oder zwei Tage vor der „endgültigen Frist“ und tue mein Bestes, um dieses Ziel zu erreichen, damit das Projekt vorzeitig abgeschlossen wird.

Tipps für die besten Antworten

Bemühen Sie sich in Ihrer Antwort, über Ihre persönlichen Methoden zu sprechen, was für Sie funktioniert und warum. Befolgen Sie diese Strategien, um Ihre Antwort zu formulieren:

  • Zeigen Sie, dass Sie über Ihre organisatorischen Methoden und Herausforderungen nachgedacht haben, dass sie für Sie wichtig sind und dass Sie ein funktionierendes System haben.
  • Beschreiben Sie Ihre spezifischen Methoden, um organisiert zu bleiben, so detailliert wie möglich.
  • Nennen Sie ein Beispiel dafür, wie Ihr System Ihnen und anderen Vorteile gebracht hat.
  • Betonen Sie, dass Sie flexibel auf unerwartete neue Probleme und Aufgaben reagieren können.

Was man nicht sagen sollte

Obwohl Organisationssysteme unterschiedlich sein können und es nicht den einen richtigen Weg zur Organisation gibt, gibt es einige Reaktionen, die am besten vermieden werden.

  • Sagen Sie nicht, Sie seien nicht organisiert. Selbst wenn Sie nicht die am besten organisierte Person sind, möchten Sie dennoch positiv reagieren.
  • Seien Sie nicht starr. Es ist in Ordnung, wenn es um Organisationssysteme geht, aber versuchen Sie deutlich zu machen, dass Sie sich nach Bedarf anpassen können.
  • Werden Sie nicht zu kleinlich. Auch wenn Sie sich leidenschaftlich für Ihr Organisationssystem einsetzen, übertreiben Sie es nicht. Der Interviewer ist wahrscheinlich nicht an einem ausführlichen Tutorial zu Ihren Strategien interessiert, um Ihre Verantwortlichkeiten und Fristen im Auge zu behalten. Halten Sie Ihre Antwort kurz und bündig.

Mögliche Folgefragen

Interviewer gehen oft einer ersten Frage zur Organisation nach, um zu testen, ob Sie wirklich durchdacht sind. Diese Beispiele zeigen, wie detailliert Sie bei der Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch denken müssen.

  • Welche Schritte unternehmen Sie, um ein Projekt zu organisieren und zu planen? Ihre Antwort sollte zeigen, wie Sie organisatorische Fähigkeiten einsetzen, um sich auf ein Projekt vorzubereiten und sich dann darauf zu konzentrieren.
  • Wie gehen Sie mit Änderungen in letzter Minute um, die Sie einbauen müssen? Ihre Antwort sollte zeigen, dass Sie Ihre Pläne ändern und bei Bedarf neue Informationen integrieren können.
  • Wie priorisieren Sie die Aufgaben innerhalb eines Projekts? Ihre Antwort sollte zeigen, dass Sie wissen, wie man verschiedene Ansätze und Möglichkeiten plant, analysiert, fundierte Entscheidungen trifft und mit Ihrem Arbeitspensum erfolgreich ist.
  • Wie planen Sie im Voraus mögliche Terminänderungen oder unvorhergesehene Herausforderungen? Erzählen Sie uns, wie Sie Backup-Pläne entwickeln, falls „Plan A“ nicht funktioniert.
  • Wie gehen Sie mit einer Situation um, in der Ihre Planung unzureichend war? Besprechen Sie Ihre Fähigkeiten zur Problemlösung, Ihre Fähigkeit zum Multitasking, wie Sie mit konkurrierenden Prioritäten umgehen und Ihre Fähigkeit dazu reorganisieren wie benötigt.

Versuchen Sie bei der Beantwortung dieser Folgefragen, konkrete Beispiele für Gelegenheiten zu nennen, bei denen Sie Ihr Können demonstriert haben organisatorische Fähigkeiten am Arbeitsplatz. Dies ist besonders effektiv, wenn Sie zeigen können, wie Ihre Fähigkeiten ein Problem gelöst oder anderweitig zu Ihrem Unternehmen beigetragen haben.

Vielleicht konnten Sie einen Papierstau beseitigen. Vielleicht haben Sie für ein wichtiges Projekt Fristen und Prozesse festgelegt, die den erfolgreichen Abschluss sichergestellt haben. Indem Sie beschreiben, wie sich Ihr Organisationstalent positiv ausgewirkt hat, können Sie Ihre Gesprächspartner als jemanden beeindrucken, der effektive organisatorische Entscheidungen treffen kann.

Die zentralen Thesen

Sei vorbereitet: Sie sollten bereit sein, darüber zu sprechen, wie Sie organisiert bleiben und warum dies Ihre bevorzugte Methode ist.

Beispiele teilen: Wie immer sind die aussagekräftigsten Interviewantworten spezifisch. Teilen Sie Beispiele dafür, wie Sie Ihre Organisationsstrategie umgesetzt haben (und Bonuspunkte, wenn das für das Unternehmen von Vorteil war).

Fass dich kurz: Schweifen Sie nicht in Ihrer Antwort. Sie sollten bestätigen, dass Sie organisiert sind, und einige Details mitteilen, aber gehen Sie nicht zu tief in das Wesentliche Ihrer Organisationsstrategie ein.