Management Führung

Budgetmanagement-Tipps für neue Manager

Geschäftsmann, der in einem Büro mit großen altmodischen Haushaltsbüchern arbeitet

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SuperStock/Getty Images

Wenn ein Mitarbeiter zu ihm befördert wird erste Führungsrolle , ist es wahrscheinlich, dass er oder sie zum ersten Mal ein Abteilungsbudget verwaltet.

Die meisten neue Manager erhalten wenig oder keine formale Schulung, wie sie eine Budgetprognose erstellen, ihre Ausgaben verfolgen oder Anpassungen zur Jahresmitte vornehmen. Sie erhalten oft eine Tabelle oder einen Bericht von ihrem Vorgesetzten oder der Finanzabteilung, und es wird erwartet, dass sie wissen, wie es geht, oder durch Versuch und Irrtum lernen.

Während Versuch und Irrtum ein effektiver Weg sein können, eine neue Fähigkeit zu erlernen, wäre es besser, wenn ein neuer Manager nicht zu viele schmerzhafte Fehler machen müsste. Hier sind ein paar Tipps, wenn Sie gerade als Manager mit Budgetverantwortung befördert wurden.

Investieren Sie die Zeit, um von Anfang an zu lernen

Es gibt keinen besseren Zeitpunkt, um dumme Fragen zu stellen, als wenn Sie ganz neu in etwas sind und es noch nie getan haben. Fragen Sie besser und verbringen Sie die Zeit im Voraus mit dem Lernen, als zu warten, bis jemand darauf hinweisen muss deine Fehler . Bitten Sie Ihren Vorgesetzten (oder Ihren Vorgänger, wenn Sie können) um Zeit, um die zugrunde liegende Philosophie, die übergeordneten Ziele, das Format und jede Werbebuchung zu überprüfen. Wenn Ihre Organisation eine Finanzperson hat, bitten Sie diese Person, ebenfalls Zeit mit Ihnen zu verbringen. Die meisten werden sich geschmeichelt fühlen und bereit sein, ihr Fachwissen zu teilen.Denn wenn sie Ihnen im Voraus beibringen können, wie man Dinge gemäß ihren Vorgaben macht, werden Sie ihnen später weniger Kopfschmerzen bereiten.

Nehmen Sie an einem Kurs zu Finanzen und Budgetierung für Nicht-Finanzmanager teil

Erkundigen Sie sich bei den Business Schools Ihrer örtlichen Universität unter Executive Education. Die meisten Business Schools bieten ein- bis dreitägige Kurse ohne Kreditpunkte an. Nehmen Sie sich während oder nach dem Kurs die Zeit, den Jahresbericht Ihres Unternehmens zu überprüfen und die verschiedenen Finanzkennzahlen und -berichte zu verstehen.

Verwalten Sie Ihr Abteilungsbudget, als wäre es Ihr eigenes Geschäft

Wenn wir für große Organisationen arbeiten, neigen wir dazu, das Geld des Unternehmens so zu behandeln, als ob es auf Bäumen wächst. Das ist nicht der Fall, und es ist jetzt Ihre Aufgabe als Manager, die Ressourcen Ihrer Abteilung persönlich in die Hand zu nehmen.

Sei ein Teamspieler

Überprüfen Sie nach Möglichkeit das Budget Ihres Managers. Obwohl es wichtig ist, die Verantwortung für Ihr Budget zu übernehmen, ist Ihre Einheit Teil einer größeren Einheit. Bitten Sie Ihren Vorgesetzten, Ihnen zu zeigen, wo Ihr Budget ins Gesamtbild passt und die Abhängigkeiten zu Ihren Kollegen unterstützt. Es kann vorkommen, dass eine andere Abteilung Geld für Ziele benötigt, die eine höhere Priorität haben als Ihre. Warten Sie nicht darauf, gefragt zu werden oder es wegnehmen zu lassen – seien Sie proaktiv und bieten Sie Ihrem Peer-Manager Ihre Hilfe an. Sie werden als strategisch angesehen und Kollaborativ .

Spielen Sie keine dummen Spiele

Nur weil es alle tun, heißt das nicht, dass es nicht dumm und schlecht für das Unternehmen ist. Ein Beispiel für ein typisches dummes Budgetspiel, das Manager spielen, sind „Use-it-or-lose-it“-Ausgaben. Es ist, wenn Sie sich dem Ende des Jahres nähern und Ihr Budget unter Ihrer Prognose liegt. Wenn Sie in früheren Jahren zu wenig ausgegeben haben, wurde Ihr Budget für das nächste Jahr auf der Grundlage des tatsächlichen Jahres festgelegt. Um Ihr Budget nicht wieder zu kürzen, gehen Sie also auf Einkaufstour – kaufen Sie Dinge, die Sie nicht brauchen, oder bevorraten Sie sich für den Fall, dass Sie sie brauchen.

Verfolgen Sie Ihre Ausgaben monatlich und nehmen Sie proaktive Korrekturen vor

Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihnen jemand sagen wird, wann Ihr Budget überschritten ist. Möglicherweise müssen Sie sogar monatliche Berichte anfordern oder selbst den Überblick behalten. Warten Sie nicht bis Ende des Jahres, wenn es eine Überraschung für Sie und Ihren Chef wird. Bis dahin ist es zu spät, um nachzuforschen und Korrekturen vorzunehmen. Seien Sie verantwortlich, messen Sie sich selbst und berichten Sie Ihrem Vorgesetzten proaktiv.

Seien Sie transparent und binden Sie Ihr Team ein

Teilen Sie Ihr Budget mit Ihrem Team und beziehen Sie es vielleicht sogar in die Erstellung der Prognose ein. Wenn Sie Ihr Team einbeziehen und ihm helfen, den Budgetierungsprozess zu verstehen, entsteht ein Gefühl der gemeinsamen Verantwortung und ermutigt Ihre Mitarbeiter, kreative Wege zur Verwaltung von Ausgaben zu finden.

Seien Sie strategisch

Nehmen Sie nicht einfach die Ist-Werte des letzten Jahres und addieren Sie 10 Prozent zur Prognose für das nächste Jahr hinzu. Beginnen Sie mit der Entwicklung einer Strategie und von Zielen und bestimmen Sie dann die Ressourcen, die zum Erreichen dieser Ziele erforderlich sind. Wenn Sie mehr als im letzten Jahr benötigen, erstellen Sie einen Business Case, um Ihren Antrag auf zusätzliche Finanzierung zu rechtfertigen.

Übertreiben Sie es nicht

Während die Verwaltung des Budgets eine wichtige Rolle für einen Manager ist, verlieren Sie nie das wichtigste Kapital aus den Augen: Ihre Mitarbeiter! Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens fünfmal so viel Zeit aufwenden Entwicklung Ihres Teams als Zahlen knacken.