Management Führung

10 zeitlose Zeitmanagement-Techniken

Multitasking für Geschäftsinhaber

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Beim Zeitmanagement geht es wirklich darum, sich selbst zu managen. Man kann die Zeit nicht wirklich managen, denn ein Tag hat 24 Stunden, eine Stunde 60 Minuten, eine Minute 60 Sekunden – und das ändert sich nie. Sie können jedoch steuern, wo und wie Sie Ihre Zeit verbringen, und Maßnahmen ergreifen, um Zeitfresser zu reduzieren oder zu eliminieren. Hier sind zehn zeitlose Möglichkeiten, jeden Tag die Kontrolle über Ihren Zeitplan zu übernehmen, um das Beste aus der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit zu machen.

1) Legen Sie priorisierte Ziele fest

Ohne Ziele werden Sie vielleicht feststellen, dass Sie dazu neigen, dem nachzujagen, was am dringendsten erscheint oder Ihnen ins Gesicht starrt. Es ist schwierig, sich nicht von glänzenden Objekten ablenken zu lassen. Um dies zu verhindern, finden Sie Ihre wahren Prioritäten im Leben heraus und bewegen Sie sich darauf zu, indem Sie sich jährliche, monatliche, wöchentliche und tägliche Ziele oder gewünschte Ergebnisse setzen. Ordnen Sie diese jeweils nach dem folgenden System ein:

  • Wichtigkeit: (A=hoch, B=mittel, C=niedrig)
  • Dringlichkeit: (1=hoch, 2=mittel, 3=niedrig)

Arbeiten Sie immer zuerst an den dringendsten und wichtigsten Zielen und Aufgaben (A1) und gehen Sie dann auf Ihrer Liste weiter.

2) Befolgen Sie die 80/20-Regel

Die 80/20-Regel , auch bekannt als Pareto-Prinzip, besagt, dass 80 Prozent Ihrer Ergebnisse aus 20 Prozent Ihrer Handlungen resultieren. Es ist eine Möglichkeit, Ihren Zeitverbrauch anzuzeigen und Ihre ausgewählten Aufgaben gegenüber Ihren wichtigsten Zielen zu priorisieren. Konzentrieren Sie sich auf die 20 Prozent der Aktivitäten, die 80 Prozent der gewünschten Ergebnisse erzielen?

3) Lerne Nein zu sagen

Während es großartig ist, ein zu sein Teamspieler , ist es auch wichtig zu wissen, wann und wie Sie durchsetzungsfähig sein und die Leute wissen lassen können, dass Sie ihre Anfrage im Moment nicht bearbeiten können, wenn dies im Widerspruch dazu steht, dass Sie Ihre Ziele erreichen. Wenn Sie sich bereit erklären, die Aufgabe zu übernehmen, handeln Sie eine Frist aus, die ihnen hilft, ihre Ziele zu erreichen, ohne Ihre eigenen zu opfern.

4) Überwindung des Aufschubs mit dem 4D-System

  • Lösche es: Was sind die Folgen, wenn Sie die Aufgabe überhaupt nicht erledigen? Betrachten Sie die 80/20-Regel; vielleicht muss es gar nicht erst gemacht werden.
  • Delegieren Sie es: Wenn die Aufgabe wichtig ist, fragen Sie sich, ob Sie überhaupt dafür verantwortlich sind. Kann die Aufgabe jemand anderem übertragen werden?
  • Mach es jetzt: Das Aufschieben einer wichtigen Aufgabe, die erledigt werden muss, erzeugt nur Gefühle von Angst und Stress. Tun Sie es so früh wie möglich am Tag.
  • Verschieben: Wenn die Aufgabe nicht schnell erledigt werden kann und keine hohe Priorität hat, verschieben Sie sie einfach.

5) Iss den Frosch

Um Brian Tracey aus seinem Buch „Eat That Frog“ zu zitieren:

'Wenn Sie jeden Morgen als Erstes einen lebenden Frosch essen, können Sie den Tag mit der Befriedigung verbringen, zu wissen, dass dies wahrscheinlich das Schlimmste ist, was Ihnen den ganzen Tag passieren wird.'

Ihre täglichen Frösche sind die Aufgaben, die den größten Einfluss auf das Erreichen Ihrer Ziele haben werden, was normalerweise die Aufgaben sind, deren Beginn Sie am ehesten aufschieben.

6) Reduzieren Sie die Anzahl der Meetings

Schlecht geführte Besprechungen sind Zeitverschwendung, multipliziert mit der Anzahl der Personen in der Besprechung. Stell sicher, dass du eine Tagesordnung haben und Sie treffen sich nicht nur um des Treffens willen.

7) Das Glasgefäß: Steine, Kiesel, Sand

Kategorisieren Sie Ihre Arbeit auf diese Weise:

  • Felsen: Ihre wichtigsten strategischen Projekte
  • Kiesel: Projekte und Aufgaben, die wichtig, aber nicht die kritischsten sind
  • Sand: Kleinere, unbedeutendere Aufgaben

Nehmen Sie zuerst die Felsen in Angriff. Wenn Sie sich weiterhin mit den kleinen Dingen (Sand und Kiesel) und nicht mit den wichtigen strategischen Gegenständen, den Felsen, befassen, wird sich Ihr Glas schnell füllen, ohne dass Platz für weitere Steine ​​vorhanden ist.

8) Eliminieren Sie elektronische Zeitfresser

Jeder hat bestimmte Ablenkungen, die ihn unterbrechen und ihm die Zeit von seiner Arbeit nehmen. Gehört Ihnen Facebook ? Zwitschern? E-Mail-Check? Kontinuierliches Messaging mit Freunden und Familie? Hören Sie auf, sie so oft zu überprüfen, und fangen Sie an, diese Art von Aktivitäten zu bündeln. Legen Sie eine Zeit fest, überprüfen Sie sie und erledigen Sie sie alle auf einmal. Gönnen Sie sich 30 Minuten und machen Sie sich dann wieder an die Aufgabe.

9) Organisieren Sie sich

Um Ihre Zeit effektiv zu verwalten und jeden Tag produktiv zu sein, müssen Sie die richtige Umgebung schaffen. Beseitigen Sie nutzloses Durcheinander, richten Sie ein effektives Ablagesystem ein, haben Sie einen Platz in der Nähe für alle Arbeitsaufgaben, die Sie häufig benötigen, und nutzen Sie Workflow-Management-Tools, um Ihnen zu helfen, eine produktive Umgebung zu schaffen.

10) Achten Sie auf Ihre Gesundheit

Eine gute Nachtruhe, gesunde Ernährung und Bewegung geben Ihnen die Energie, Konzentration und Ausdauer, die Sie benötigen, um das Beste aus Ihrem Tag zu machen. Es mag den Anschein haben, dass die Arbeit wichtiger ist und Sie Schlaf, Essen und Bewegung später immer noch nachholen können. Wenn Sie jedoch Ihre Gesundheit verlieren, können Sie nicht arbeiten oder viel von irgendetwas anderem tun, also sparen Sie nicht daran, auf sich selbst aufzupassen.