Maximieren Sie die positiven Auswirkungen auf das Projekt

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In Projektmanagement , ist ein Stakeholder-Managementplan ein formelles Dokument, das darlegt, wie Stakeholder in das Projekt einbezogen werden. Ein Stakeholder ist eine Person oder Gruppe, die ein berechtigtes Interesse an dem Projekt hat. Indem Sie überlegen, wann und wie Stakeholder in ein Projekt einbezogen werden Team können den positiven Einfluss der Stakeholder auf das Projekt maximieren.
Was sind Stakeholder?
Stakeholder können organisationsintern und extern sein. Beispiele für interne Stakeholder sind Führungskräfte und Geschäftsbereiche wie Buchhaltung und Informationstechnologie. Geschäftsbereiche haben in der Regel Vertreter im Projektteam. Externe Stakeholder können Interessengruppen, Unternehmen und zivilgesellschaftliche Organisationen sein. Selten sind externe Stakeholder im Projektteam vertreten. Für Behörden mit Regulierungsbehörde sind die von ihnen regulierten Branchen in der Regel die wichtigste externe Interessengruppe für jedes Projekt.Wenn ein Stakeholder vom Projektteam identifiziert wird, sollte dieser Stakeholder im Stakeholder-Managementplan berücksichtigt werden.
Es ist unpraktisch, dass ein Projektteam aus Mitgliedern besteht, die alle Interessengruppen vertreten. In vielen Fällen ist es unmöglich. Das Projektteam benötigt jedoch den Input und die Zustimmung der Interessengruppen, damit das Projekt erfolgreich ist. Beispielsweise möchte eine Regierungsbehörde ihr am weitesten verbreitetes proprietäres Softwareprogramm vollständig überarbeiten und modernisieren. Fast jeder in der Organisation nutzt das Programm auf irgendeine Weise. Nicht jede Art von Benutzer kann direkt im Projektteam vertreten sein, daher entwickelt das Team Möglichkeiten, um Input von Stakeholdern zu sammeln, und entscheidet über Wege, Stakeholder über den Status des Projekts zu informieren.Diese Methoden zum Sammeln von Input und Kommunikationsstrategien sind im Stakeholder-Managementplan dokumentiert.
Stakeholder vs. Kommunikationsplan
Zwischen dem Stakeholder-Managementplan und dem Kommunikationsplan eines Projekts kann es zu erheblichen Überschneidungen kommen. Ihre Funktionen sind sehr ähnlich. Ein Stakeholder-Managementplan ist umfassender, da er sowohl den Input für das Projekt erleichtert als auch die Ergebnisse umreißt. Ein Stakeholder-Management-Plan ist insofern enger gefasst, als er sich nur an Interessengruppen richtet, während ein Kommunikationsplan ein breiteres Publikum einbeziehen könnte.
Evolution
Der Stakeholder-Managementplan wird in der Regel vom Projekt geführt Manager . Während ein Projekt fortschreitet, überprüft der Projektmanager den Stakeholder-Managementplan und bringt ihn regelmäßig an das Projektteam zurück, um Aktualisierungen zu prüfen. Ein Projekt kann in der Mitte seines Zeitplans ganz anders aussehen als in der Planungsphase, daher ist es wichtig sicherzustellen, dass die Leitdokumente eines Projekts geändert werden, wenn die Umstände dies erfordern.
Beispiel
Hier ist ein Beispiel dafür, wie sich ein Stakeholder-Managementplan im Laufe eines Projekts ändern kann. Eine staatliche Behörde startet ein Regelsetzungsprojekt. Wie es beginnt, das Projekt Sponsor und der Projektmanager erstellen eine Liste von Stakeholdern, die in den Stakeholder-Managementplan aufgenommen werden. Eine der ersten Aufgaben des Projektteams ist die Ausarbeitung des Plans. Nach einigen Monaten identifiziert ein Mitglied des Projektteams einen Stakeholder, an den zu Beginn des Projekts niemand gedacht hat. Der Projektmanager fügt den neuen Stakeholder dem Plan hinzu und beruft ein Projektteam-Meeting ein, um zu besprechen, wie der neue Stakeholder eingebunden werden kann.Sobald das Team entschieden hat, was zu tun ist, informiert der Projektmanager den Projektsponsor.
Der Stakeholder-Managementplan ist ein lebendiges Dokument. Wenn sich das Projekt ändert, kann sich auch der Stakeholder-Managementplan ändern, um den Anforderungen des Projekts besser gerecht zu werden. Mit einem flexiblen Stakeholder-Managementplan kann ein Projektteam Input und Feedback von Stakeholdern angemessen sammeln und diese Stakeholder auf dem Laufenden halten.